Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить
Все работодатели, согласно действующему законодательству, обязаны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме. Для этого используются расчетные листки. Для подтверждения факта вручения этого документа, на предприятиях ведется журнал выдачи расчетных листков. Редакция PPT.ru расскажет вам, какую информацию должны содержать эти документы и сколько времени их надо хранить.
Согласно статье 136 ТК РФ. работодатели должны выдавать работникам расчетные листки. Кроме того, данная норма регламентирует их содержание.
Расчетные листки
По своей сути этот документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:
- сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
- сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
- размер и основания, произведенных удержаний;
- итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.
Несмотря на то, что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Тем не менее, существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике. Ознакомиться с ее образцом можно ниже.
Уклонение от выдачи расчетных листков может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ. Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру сулит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.
Журнал выдачи расчетных листков: образец
В связи с тем, что невыдача «расчеток» довольно жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий. В частности ведутся журналы учета выдачи расчетных листков, предназначенные для фиксации факта выдачи этого документа.
Существующее законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала в настоящее время не существует. В то же время существует структура, выработанная на практике. В соответствии с ней, в журнал стоит включить следующие сведения, упорядоченные в виде таблицы:
- порядковый номер сотрудника;
- ФИО;
- дата выдачи расчетного листка;
- должность сотрудника;
- подпись.
Помимо этого, в шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя, а также период, за который выдаются документы. Внизу он заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу. Увидеть образец и скачать журнал регистрации выдачи расчетных листков можно ниже.
Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму Т-49, в которую вносят недостающие столбцы – дату выдачи «расчетки» и подпись. Кроме описанных вариантов подтверждения факта получения листка, работодатели часто используют для этого документа бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.
Выдача и хранение «расчеток»
Для оптимизации выдачи этого документа, на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. В частности, там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.
Стоит помнить, что расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558. должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.
Бланк расчетного листка
Журнал учета выдачи расчетных листков (бланк)
Журнал выдачи расчетных листков
Сообщение от Натаlия
Подскажите, как вести журнал выдачи расчетных листков сотрудникам?
У нас более 400 человек, а расчетчик 1. Как минимизировать количество сотрудников, расписывающихся в журнале за расчетные листки?
Можем ли мы выдавать их руководителю на всех сотрудников своего отдела? Нужна ли личная подпись каждого сотрудника и кто за это отвечает? И снимет ли ответственность с расчетчика такой порядок за не получение расчетного листка сотрудником?
Тоже этот вопрос сильно волнует.
У нас очень много совместителей, которые устроены на 0,01 ставки. Бывает, что они вообще не знают что им еще у нас что-то платят. У некоторых из них время работы не совпадает с временем работы бухгалтерии.
Как им вручать расчетные листки?
Мы расчетные листки выдаем только сотруднику в руки лично. Третьим лицам только при наличии доверенности. Доверенность заверяют в кадрах.
Сообщение от Натаlия
Как минимизировать количество сотрудников, расписывающихся в журнале за расчетные листки?
никак
должны лично получать. в ТК указано что РАБОТНИКА знакомить нужно
Сообщение от Натаlия
Можем ли мы выдавать их руководителю на всех сотрудников своего отдела?
ну выдайте листки работников отдела и журнал по ЭТИМ работникам руководителю отдела
будет за этот месяц несколько журналов
что в принципе такое журнал ?
да просто листочек с указанием фамилии, даты и подписи сотра
ну и пусть через несколько дней руководители отдела за свой отдел вернут вам эти журналы с подписями
Сообщение от zhns
Как им вручать расчетные листки?
у самого такая проблема существует
написал лишнюю строку в положение по ОТ
типа
расчётные листы выдаются сотрудникам лично при их обращении в бухгалтерию предприятия
а чё я ещё могу сделать, если как дурак ему листик этот всучаешь, а он смотрит на тебя ещё более глупыми глазами и не понимает зачем он ему нужен. они так и говорят при этом =а зачем он мне=
а ты ему — =а вот тут ещё распишись за то что ты его у меня получил=.
тут уже реплики начинаются воопче не очень печатываемые на форумах
вот и получается ситуэйшен
один дурак что-то не никому не нужное пытается всучить, другой дурак не понимает этого дурака зачем ему это нужно, а тут ещё какие то подписи в не понятно в чём.
снимаю , порчу
ищу приличную работу, но чтоб не связана с трудом
Сообщение от topalov
Вот вы заморочились.
Ознакомить с ЗП должна не бухгалтерия, а работодатель. Не придумывайте себе лишнего.
Поэтому работодателю нужно "подсказать" и помочь, как это сделать. И выдача расчетных листков через уполномоченных (начальников структурных поразделений) — самое то. И не нужно ни за кем бегать, даже в мыслях)))
А что закон о защите персональных данных не распространяется на расчетные листки?
Сообщение от topalov
А у вас работник при приеме на работу согласие не дает?
Может, и бухгалтер не будет ему ЗП начислять, ведь это персональные данные.
Да, дает. При приеме на работу он знакомиться с Положением о защите персональных денных и ставит свою подпись о согласии на обработку и хранение своих персональных данных. Передача третьим лицам допускается только в описанных Законом случаях.
Бухгалтер ответственный за обработку и хранение персональных данных работника.
Выдавайте зарплату наличным порядком.
И у кассира сразу появится возможность ознакомить работника с причитающимися ему выплатами.
Выдавать будете каждый день весь месяц.
Ведь в Положении о защите персональных данных что-то там написано.
Сообщение от Arhimed0
в случае проверки и прензий по этому поводу так и скажу
В моем понимании лучше вообще не делать журнал, чем делать его, а в нем будут не все подписи. Сейчас жизнь такая, что лишь бы штрафов не было. А за это штрафа нет, ну и пусть пишут, что журнал не ведется. А где написано что ОН ДОЛЖЕН ВЕСТИСТЬ?
Когда пришли, я так и сказал, что листы выдаем всем. Чем докажете — ничем. А я набрался смелости и спросил — а вы чем докажете, что мы не выдаем ВСЕМ листки? Понятно, что написали, типа журнал не ведется, но ведь в законе написано, что мы должны знакомить сотрудника с з/п и ее составляющими. Почему вот отсюда мысль, что нужны всем выдавать листки через подпись в журнале?
Может все таки нужно нормально думать законодателям?
Сообщение от Nagano
В моем понимании лучше вообще не делать журнал, чем делать его, а в нем будут не все подписи. Сейчас жизнь такая, что лишь бы штрафов не было. А за это штрафа нет, ну и пусть пишут, что журнал не ведется. А где написано что ОН ДОЛЖЕН ВЕСТИСТЬ?
Когда пришли, я так и сказал, что листы выдаем всем. Чем докажете — ничем. А я набрался смелости и спросил — а вы чем докажете, что мы не выдаем ВСЕМ листки? Понятно, что написали, типа журнал не ведется, но ведь в законе написано, что мы должны знакомить сотрудника с з/п и ее составляющими. Почему вот отсюда мысль, что нужны всем выдавать листки через подпись в журнале?
Может все таки нужно нормально думать законодателям?
Пожалуй это самый разумный вариант в ситуации, когда когда нет возможности собрать со всех подписи. Спасибо.
Даже если не принимать в учет защиту персональных данных, раздавать расчетные листки руководителям подразделениям не очень хорошая идея. Как показывает практика, расчетные листки за чайком с подружками просматриваются, что ведет к напряженности в коллективе.
Были случаи после таких чаев "справедливое" перераспределения денежных средств. Один такой случай в нашей организации милиция долго расследовала.
topalov Выдавать деньги в кассу не вариант, так как сотрудник — внешний совместитель у нас, можно сказать, не за деньги работает. Не будет он в кассу ходить, его эти деньги мало волнуют. А у нас будут депоненты.
Журнал выдачи расчетных листков
Образец журнала выдачи расчетных листков
Ответственность за невыдачу расчетного листка
Процедура выплаты заработной платы жестко регламентируется действующим трудовым законодательством. За выполнением правил строго следит трудовая инспекция.
Письменное информирование персонала о размерах перечисляемых им денег, удержаниях и долгах с обеих сторон является обязанностью работодателя. За невыполнение этой обязанности или само отсутствие расчеток работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ в виде:
- административного предупреждения;
- денежного штрафа в размере от 1000 рублей (для должностного лица) до 50 000 рублей (для юридического лица).
Для чего нужен журнал учета расчетных листков
Как при проверке трудовой инспекции подтвердить, что организация выполняет свои обязанности? Без письменного подтверждения факта это будет сделать достаточно сложно, тем более, что все проверки документарные.
Для этой цели многие работодатели ведут специальную книгу, в которой фиксируют факт вручения расчеток, хотя обязанность ее ведения на законодательном уровне не закреплена.
Тем не менее, книга получения расчеток позволяет подтвердить факт получения сотрудником документа, который является обязательным по закону.
Именно поэтому стоит вести такой журнал регистрации — он позволит избежать штрафов в случае жалобы работника в трудовую инспекцию или же при проведении проверки.
Выдача расчеток производится уполномоченным работодателем сотрудником, который имеет доступ к персональным данным трудящихся. Им может выступать бухгалтер или сотрудник отдела кадров.
Получение сведений работником фиксируется в книге под его личную подпись в отведенной для этого графе.
В целом, в документе должны содержаться следующие сведения:
- дата получения;
- номер расчетного листка;
- ФИО, табельный номер и должность сотрудника;
- роспись сотрудника за получение;
- ФИО и подпись сотрудника, ответственного за выдачу расчетки.
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Источники: http://ppt.ru/news/138251, http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=574902, http://clubtk.ru/forms/raschety/zhurnal-vydachi-raschetnykh-listkov
