Совет 1: Как отразить выдачу денег под отчет
Денежные средства выдаются только из кассы организации. Поэтому если вы имеете наличные на расчетном счете, вам необходимо сначала их снять, используя чековую книжку. Некоторые банки требуют указать в чеке назначение суммы, например, покупка ГСМ, хозяйственные расходы. Данную операцию в бухгалтерском учете отразите следующим образом: Д50 «Касса» К51 «Расчетный счет» — сняты денежные средства с расчетного счета. Также составьте приходный кассовый ордер на снятую сумму.
Выдайте денежные средства подотчет сотруднику. Как правило, руководитель должен издать приказ о выделении определенной суммы, в данном распорядительном документе также указывается назначение, например, покупка топлива. Выдача денежных средств подотчет оформите расходным кассовым ордером, в котором укажите подотчетное лицо и его паспортные данные. В бухгалтерском учете отразите это следующим образом: Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса» — выданы денежные средства подотчет. Причем в разрезе 71 счета выберите того сотрудника, кому выданы наличные.
По истечению трех дней подотчетное лицо должен отчитаться за полученные деньги, если он уехал в командировку, то предоставить отчет должен после нее. На потраченную сумму сотрудник должен иметь подтверждающие документы (чеки, счет-фактуру), на которые впоследствии составляется авансовый отчет. В бухгалтерском учете также отразите эти суммы. К счету 71 откройте тот счет, затраты к которому относятся. Например, сотрудник на подотчетные средства купил топливо. Проводка будет выглядеть следующим образом: Д10 «Материалы» субсчет «Топливо» К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — приобретено топливо на подотчетные средства.
В том случае, если суммы подотчет не возращены в срок, в бухгалтерском учете сделайте записи: Д94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
После этого удержите сумму из заработной платы сотрудника, сделайте запись: Д70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Совет 2: Как выдать деньги под отчет
Любой оборот наличных денег на предприятии должен быть зафиксирован по всем правилам бухгалтерского учета и подкреплен соответствующими документами. Порядок выдачи наличных денег под отчет прописан в инструкции Банка России, а размер выдаваемых сумм и круг лиц, которым они могут выдаваться, определяются конкретно для каждой компании и закрепляются в приказе руководителя.
Деньги выдаются работникам организации для того, чтобы купить за наличный расчет товары или услуги у физических лиц либо у компаний, не ведущих расчеты с юридическими лицами через лицевой счет (например, из-за небольших сумм для выставления полноценных счетов), а также для использования на командировочные либо представительские расходы.
Выданные работнику деньги отразите проводкой: дебет счета 71 «Расчеты с подотчет ными лицами», кредит счета 50 «Касса». При этом составьте расходный кассовый ордер, который должен быть подписан подотчет ным лицом.
В течение 3 дней после выдачи наличных денег (или с момента возвращения из командировки) работник должен предоставить авансовый отчет по установленной форме № АО-1 и приложить к нему подтверждающие документы (кассовые чеки, билеты и т.д.). После этого бухгалтеру необходимо будет заполнить проводки. в которых с кредита счета 71 суммы израсходованных денег будут отнесены в дебет соответствующих счетов. Это могут быть счета: 07, 08, 10-11, 15, 20, 23, 25, 26, 28-29, 41, 44-45, 50- 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94, 97 или 99. Выбор соответствующего счета зависит от того, на что были потрачены денежные средства.
Разницу между выданной и израсходованной суммами необходимо закрывать приходным кассовым ордером с возвращением денег в кассу или расходным кассовым ордером в случае, если выданной суммы не хватило, и работник потратил дополнительно собственные средства.
Если произошла ситуация, когда деньги не были возвращены организации, то необходимо составить бухгалтерскую проводку: кредит счета 71, дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Затем деньги списываются с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в случае, когда их можно удержать из зарплаты подотчет ного лица) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (в случае, когда их невозможно удержать из зарплаты подотчет ного лица).
Операции по выдаче наличных денег надо отражать в журнале-ордере №7, который предназначен для учета 30 отдельных операций по выдаче денег под отчет. Если за месяц число операций больше, то необходимо заполнять предусмотренные для этого листы-вкладыши.
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)
Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.
Кто такие подотчетные лица?
Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.
71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.
Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.
Документальное оформление выдачи денег подотчет
Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.
Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.
В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.
Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.
Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.
Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.
В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.
Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.
Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.
Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.
В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.
Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.
Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.
Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.
Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.
Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).
Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).
Проводки по счету 71:
Источники: http://www.kakprosto.ru/kak-92425-kak-otrazit-vydachu-deneg-pod-otchet, http://buhspravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html, http://buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/
