Май 19th, 2013 
admin
Бухгалтерский счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” содержит сведения о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам, выданным из кассы организации.
Денежные средства в подотчет могут выдаваться работнику на хозяйственные нужды и командировки. При выдаче денег в подотчет, в организации приказом руководителя должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
По каждой использованной подотчетной сумме работник составляет авансовый отчет.
Денежные средства сотруднику в подотчет могут выдаваться только в случае, если он отчитался за прошлый выданный аванс (сдал авансовый отчет).
Чаще всего с подотчетными лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Исключение составляют те сотрудники, которые используют средства, выданные в подотчет, для осуществления своих непосредственных должностных обязанностей.
Счет 71 – пассивный.
По дебету счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” отражается выдача подотчетных сумм из кассы организации. По кредиту счет 71 корреспондирует со счетами учета затрат на производство, общехозяйственные нужды и прочие.
Типовые проводки по дебету счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”.
Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.
Порядок осуществления подотчетных операций
Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов. оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.
Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.
Типовые проводки по 71 счету
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
Источники: http://prednalog.ru/schet-71-raschetyi-s-podotchetnyimi-litsami-provodki/, http://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html, http://buhspravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html
