Ведение кассовой книги в электронном виде

0
1606
Бухгалтерия

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Ведение кассовой книги в электронном видевыполняется сиспользованием компьютера. Программы, установленные на ПК, позволяют осуществлять ведение этого регистра в электронном виде с его распечаткой или сохранением на сервере.

Что из себя представляет кассовая книга в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. Оно должно не только отображать книгу на мониторе компьютера, но и давать возможность распечатывать ее при помощи принтера. Отображение кассовой книги на мониторе и ее бумажный вариант должны совпадать (форма КО-4 постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88). На ее листах указывают все реквизиты, предусмотренные формой КО-4 кассовой книги.

Как вести кассовую книгу с применением ПК

Существует 2 варианта ведения кассовой книги в электронном виде .

1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях.

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Основное требование — соблюдение лимита денежных средств по кассе. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде.

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

  • доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  • потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.11 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Где скачать бесплатно кассовую книгу?

Кассовую книгу можно скачать бесплатно на нашем сайте.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Для работы с кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).

Ведение кассовой книги в электронном видеНалоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Ведение кассовой книги в электронном видеОтделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

Ведение кассовой книги в электронном видеВ ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Ведение кассовой книги в электронном видеНедобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Ведение кассовой книги в электронном видеСуточные разъездным работникам: начислять ли НДФЛ и взносы

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то суммы выдаваемых ему суточных не облагаются ни взносами, ни НДФЛ в полном объеме, а не только в пределах общего лимита.

Ведение кассовой книги в электронном видеЗатраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

Ведение кассовой книги в электронном видеВ целях налога на прибыль дата предъявления «первички» — это дата ее составления

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Ведение кассовой книги в 2017 году

Обновление: 14 марта 2017 г.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности отечественные субъекты предпринимательства широко используют наличные деньги. Право на использование компаниями наличности предоставлено нормотворческими актами РФ. Однако такому праву корреспондирует обязанность компании соблюдать кассовую дисциплину. Неотъемлемым элементом кассовой дисциплины является кассовая книга.

Общий порядок оформления кассовых операций

Отечественные компании вправе использовать в процессе своей деятельности наличные деньги и наличные расчеты. Наличные расчеты возможны при реализации товаров или услуг населению за наличные или же в случае выплаты зарплаты из кассы компании. Также наличность может передаваться подотчетным лицам или получаться компанией в банке. Российские компании могут использовать наличные деньги и в иных случаях, перечень которых не является исчерпывающим.

Надо помнить, что порядок реализации товаров или услуг за наличные деньги не идентичен и существенно отличается от порядка оформления кассовых операций компаниями.

Все отечественные компании, осуществляющие прием или выдачу наличности, обязаны иметь кассу. В данном случае под кассой имеются в виду не ККТ, а помещение и организация работы.

Российские компании, использующие наличные расчеты, самостоятельно устанавливают лимит наличных денег на конец дня в кассе. Это правило прямо следует из содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Лимиты берутся не произвольно, а рассчитываются согласно указаниям Центробанка РФ. Важно помнить, что вся наличность, превышающая соответствующий лимит, должна сдаваться в банк.

Пунктом 4.6 Указания Центробанка РФ прямо предусмотрено, что наличные, поступающие в кассу или выдаваемые из кассы, обязательно отражаются в кассовой книге. Безошибочное ведение кассовой книги является непременным условием для соблюдения кассовой дисциплины.

Записи в указанную книгу вносятся на основании кассовых документов, которыми являются приходный и расходный кассовые ордера. Такие ордера подписываются бухгалтером и кассиром. Если такие операции ведет руководитель, то и кассовые документы подписывает руководитель.

В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.

Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.

Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.

В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.

Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.

Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н. которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.

В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.

Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.

При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».

Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.

В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.

В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.

Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.

Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.

Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.

Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.

В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.

Также читайте:

Ведем кассу в электронном виде правильно.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Большое количество предприятий еще имеет наличные расчеты (и с работниками и с подотчетными лицами и с контрагентами), что обязывает их вести кассу.

Однако все чаще и чаще современные бухгалтера отказываются от бумажного формата ведения кассовых операций и с максимальной пользой используют электронные ресурсы. Поэтому остановимся на основных моментах, на которые стоит обратить внимание при ведении кассы в электронном виде.

На сегодняшний день основным документом, регламентирующим ведение кассовых операций является Положение, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15 декабря 2004 года № 637 «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине».

Именно в этом регламентном документе предусмотрена возможность ведения кассовой книги в электронном формате и предусмотренны основные требования, которых следует придерживаться при осуществлении ведения кассовой книги в электронном виде.

Так, глава 4 п. 4.4 Положения предусматривает, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств.

Напомним, что традиционно кассовая книга ведется в бумажном формате, заполняется от руки и под копирку, имеет отрывные страницы которые нумеруются сплошным порядком.

Однако ведение книги вручную занимает много времени, а любая ошибка влечет за собой необходимость переписывать книгу снова и снова.

Следовательно, преимущества ведения кассовой книги в электронном виде очевидны.

В упомянутом Положении №637 также приводятся основные требования к порядку ведения кассовой книги в электронном виде:

— Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме;

— Основанием для осуществления записей в кассовой книге должна быть соответствующая информация с кассовых документов;

— Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

Стоит обратить внимание на тот факт, что форма кассовой книги, которая выводится на печать в наиболее распространенном программном обеспечении для ведения учета – 1С — предусматривает только одну частицу кассовой книги, которая визуально соответствует форме части листа «Отчет кассира», в то время как утвержденная и печатная форма кассовой книги состоит из двух частей – «Вкладной лист» и «Отчет кассира».

Вместе с тем часть листа «Отчет кассира» является расширенной формой «Вкладного листа кассовой книги», поскольку кроме других колонок («Номер документа», «От кого получено или кому выдано», «Номер корреспондирующего счета», «Поступления» и «Расход») «Отчет кассира» также содержит и сведения об остатках средств на начало и конец дня, обороты и подписи ответственных лиц.

Следовательно, выполняя требование Постановления №637 относительно распечатывания и «Вкладного листа» и «Отчета кассира», мы рекомендуем распечатывать кассовую книгу в двух экземплярах, один из которых сшивать в виде кассовой книги (сшиваются только листы кассовой книги), а другой использовать как отчеты кассира и под каждый лист подшивать первичные документы, подтверждающие движение наличных.

Согласно дальнейших инструкций Постановления №637, после распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги».

Также бухгалтер должен обратить внимание, что «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц.

После окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). После окончания календарного года кассовая книга должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

Также стоит заметить, что руководитель предприятие в своем приказе / положении о порядке ведения кассовых операций предприятия должно предусмотреть, какая периодичность будет применяться для распечатывания электронной кассовой книги — 1 раз в месяц, квартал или год.

Напомним об ответственности, которая применяется в случае нарушения порядка ведения кассовых операций (не учитывая использование РРО):

— неоприходование, неполное и/или несвоевременное оприходование наличности установлен штраф в 5-кратном размере суммы наличности, не оприходованной в кассе (абз. 3 п.1 Указа № 436).

Отдельно заметим, что применять штрафные санкции за не оприходование наличности на основании сравнительного анализа данных налогового и бухгалтерского учета и представленной налоговой отчетности налоговые органы не имеют права – это право сегодня предоставлено только НБУ.

— не соблюдается лимит кассы, то предприятию грозит штраф в двойном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (абз. 2 п. 1 Указа № 436).

С уважением, руководитель департамента учета и аудита

Источники: http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/poryadok_vedeniya_kassovoj_knigi_v_elektronnom_vide/, http://glavkniga.ru/situations/s502011, http://id-legalgroup.com/blog/vedem-kassy-v-elektronnom-vide-pravilno

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here