Упд универсальный передаточный документ когда можно применять

Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику?

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры «, далее – письмо о применении УПД).

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам (п. 8 ст. 169 НК РФ ) в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете «; далее – закон о бухучете).

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

• форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость » (далее – Постановление № 1137);
• формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с ч. 2 ст. 9 закона о бухучете .

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

• учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на вычет по НДС;
• подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: ст. 252 НК РФ не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

В п. 1 ст. 169 НК РФ прямо прописано, что именно счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия НДС к вычету. В то же время есть разъяснения контролирующих органов, согласно которым указание в этом документе дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете (например, письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03-07-15/17, письмо о применении УПД). Кроме того, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект может объединить информацию ранее обязательных форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами счетов-фактур.

Также и сама форма предусматривает использование УПД в качестве счета-фактуры – для этого нужно поставить соответствующую отметку в поле «Статус».

Таким образом, УПД можно рассматривать как счет-фактуру с дополнительными реквизитами, и соответственно, налогоплательщикам не стоит бояться заявлять вычеты на его основании.

Заполняем форму УПД

Форма УПД, вместе с порядком и рекомендациями по ее заполнению была разработана ФНС России и предложена к использованию в письме о его применении.

Первая часть это документа практически идентична форме счета-фактуры, лишь с той разницей, что в УПД есть реквизит «Статус», две новые графы «№ п/п» и «Код товара/работ, услуг», а также поле, в котором нужно прописать на скольких листах он составлен.

Реквизит «Статус» выбирается налогоплательщиком из двух вариантов:

• 1 – счет-фактура и передаточный документ (акт);
• 2 – передаточный документ (акт).

Указанный реквизит является основополагающим, так как он определяет цель, для которой оформляется УПД. Иными словами, если налогоплательщик хочет не просто оформить факт хозяйственной жизни, но и принять к вычету НДС на основании УПД, то он в качестве статуса должен выбрать «1». Если УПД будет использован исключительно как первичный документ в целях бухгалтерского и налогового учета, например, такой вариант подходит для упрощенцев и ИП, то в качестве статуса проставляется «2». В последнем случае можно не заполнять (ставить прочерки) в показателях, установленных в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры.

Что касается двух новых граф, то законодательство не устанавливает эти реквизиты в качестве обязательных. По мнению ФНС России, выраженному в письме о применении УПД, порядковый номер может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций, а в графе «Код товара/ работ, услуг» может указываться:

• артикул в отношении товаров;
• код деятельности по ОКВЭД и ОКУН в отношении работ и услуг.

Что касается обязательных реквизитов, то особых изменений в них не произошло. Теперь, учитывая, что документ можно использовать для разных фактов хозяйственной деятельности, в строке 2 «Продавец» и в строке 6 «Покупатель» указываются участники различных гражданских правоотношений. Например, в случае передачи имущественных прав – лицензиара и лицензиата, правообладателя и пользователя, а при передаче выполненных работ – подрядчика (субподрядчика) и заказчика (генподрядчика).

Остальные реквизиты, которые соответствуют информации, содержащейся в счете-фактуре, заполняются в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность. Оба реквизита являются обязательными.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11. а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 «Иные сведения о получении/приемке» указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

Так, в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@ прямо сказано, что УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ЕСХН и УСН. Обратите внимание, что это письмо обязательно для применения налоговыми органами, так как размещено на сайте www.nalog.ru в соответствующем разделе (письмо ФНС РФ от 23 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15678@ «О разъяснениях ФНС России «).

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите «Статус» проставлено значение «1» и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

Анна Лозовая, ведущий советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:

«В настоящее время Минфин России разработал законопроект, который вносит изменения в гл. 21 НК РФ. В нем устанавливается возможность дополнять счета-фактуры реквизитами, свойственными первичным учетным документам, но при условии, что первичная форма счета-фактуры будет присутствовать. Сейчас этот проект находится на согласовании, и планируется, что в сентябре этого года он уже будет внесен в Госдуму.

Сейчас же налогоплательщикам, подтверждая вычеты по НДС при использовании УПД, приходится руководствоваться только разъяснениями ФНС России, которые были доведены до всех территориальных налоговых органов».

Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.

Правовые консультации по теме:

Универсальный передаточный документ: нюансы применения

Универсальный передаточный документ, полученный от поставщика, подтверждает расходы по налогу на прибыль, обосновывает вычет НДС, на основании него проводятся операции в бухгалтерском учете. Однако существует ряд ситуаций, когда без счета-фактуры компаниям не обойтись

У компаний на общем режиме появилась возможность сократить с помощью универсального передаточного документа (далее — УПД) количество документов, которыми оформляется ряд сделок. Форма этого документа была разработана ФНС России и рекомендована к применению (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Практика показала, что его использование иногда создает для фирм ситуации, сопряженные с налоговыми рисками.

Реквизиты в универсальном передаточном документе

Возможны два значения статуса в универсальном передаточном документе: «1» и «2».

«1» — УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт;

«2» — УПД заменяет только передаточный акт (т.е. является первичкой).

УПД со статусом «2» предполагает наличие еще и счета-фактуры, поскольку в этом случае УПД просто унифицирует форму первичного документа, оформляющего факт хозяйственной деятельности.

ФНС России разрешает компаниям вносить в УПД дополнительные реквизиты и подстраивать его под себя (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@), рассчитывая на массовое его распространение.

Напомним, что Минфин России обязывал налогоплательщиков придерживаться утвержденной формы счета-фактуры (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), при этом позволяя лишь вносить дополнительную информацию (письма Минфина России от 30.10.2012 № 03-07-09/146, от 15.08.2012 № 03-07-09/118, ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

Тем, кто решил разработать УПД самостоятельно, стоит обратить внимание: в пункте 1 статьи 169 Налогового кодекса указано, что только счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ). Косвенно это подтверждает и норма пункта 1 статьи 172 Кодекса. В ней, в частности, сказано, что вычет НДС производится на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом. При этом перечень таких ситуаций ограничен, все они перечислены в пунктах 3, 6-8 статьи 171 Кодекса.

Поэтому в названии УПД, даже если компания будет его дорабатывать для себя, должно обязательно присутствовать слово «счет-фактура» наряду со всеми обязательными реквизитами, указанными в статье 169 Налогового кодекса.

Сложности перехода на использование УПД

Что же мешает всем без исключения перейти на использование универсального передаточного документа? Ведь на первый взгляд достоинства очевидны:

• упрощение документооборота, что, безусловно, отразится на экономии времени подготовки документов и снижении расходов на бумагу и проч.;
• стандартизация оформления операций (если раньше работники должны были знать особенности заполнения форм ТОРГ-12, ОС-1, М-15,
• то теперь все их можно свести к одному документу);
• сокращение ошибок в документах (при оформлении двух документов, да еще и разными лицами, возможны расхождения в наименовании товаров, работ, услуг, количественных показателях).

Однако существуют ситуации, когда для целей бухгалтерского учета документ составлять не требуется, а для правильного расчета НДС это необходимо. Например:

• при авансах. В данном случае получатель предоплаты выставляет авансовый счет-фактуру, а каких-либо бухгалтерских документов к нему не будет (платежное поручение и выписка банка в данном случае не рассматриваются, потому что на их основании в бухучете отражается поступление денег). Следовательно, выставить УПД на аванс не получится;
• корректировка показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров, переданных имущественных прав. При оформлении комплекта документов «ТОРГ 12 + счет-фактура» в бухгалтерском учете накладная не меняется, а составляется документ на разницу показателей, а в налоговом учете для НДС выписывают корректировочный счет-фактуру. Но если отгрузка оформлена с помощью УПД, то скорректировать данные не получится по вышеуказанной причине. ФНС России считает, что при изменении стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения цены и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров, выписывают корректировочный счет-фактуру. А изменения в первоначальные первичные учетные документы, в том числе в универсальный передаточный документ, по обычаям делового оборота, не вносят. В целях налогообложения прибыли необходимо составить первичные документы (кредит-ноты, авизо и др.) (письмо Минфина России от 19.12.2006 № 07-05-06/302);
• исправления в документе. Если возникает необходимость внести исправления, то при традиционном оформлении нужно составить новый счет-фактуру по той же форме и с тем же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке 1а такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления. Ошибки в первичном учетном документе (например, ТОРГ-12) исправляют проще: неверная сумма зачеркивается и рядом пишется правильная, указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Таким образом, универсальный передаточный документ не всегда сможет заменить счет-фактуру.

Помимо вышеуказанных ситуаций, при использовании УПД возрастает цена ошибки в первичном документе. Так, если ошибка допущена в УПД, то компания рискует одновременно не получить вычет по НДС, а также не принять в расходы по налогу на прибыль. В то время как при традиционном формате «первичный документ + счет-фактура» ошибка в одном из документов влечет за собой налоговые риски лишь по одному из налогов.

Еще один нюанс — нумерация универсальных передаточных документов. По всем счетам-фактурам (в т.ч. на аванс, корректировочным) чиновники настаивают на единой сквозной нумерации (письма Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Получается, что для сохранения принципа хронологической нумерации счетов-фактур нужно иметь сквозную нумерацию УПД и счетов-фактур на авансы. Однако в случае, когда выписывают УПД со статусом «2», ему не соответствует ни один счет-фактура. То есть требование хронологической регистрации счетов-фактур не выполняется. В то же время нарушение порядка нумерации счетов-фактур не может являться основанием для отказа в вычете НДС. И из положенийНалогового кодекса (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ) следует, и Минфин России в своих разъяснениях (письма Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466, от 22.05.2012 № 03-07-09/59) указывает, что в вычете компании откажут, если ошибка не позволяет налоговой инспекции идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Как видим, отсутствие хронологической нумерации в перечне ошибок, влекущих отказ в вычете, не значится. Поэтому нестыковка с хронологической нумерацией не может затруднить применение УПД.

Отметим, что момент принятия к вычету «входного» НДС в случае, когда в универсальном передаточном документе была опечатка (ошибка), остается спорным. Аналогична ситуация и с исправленным счетом-фактурой. ФНС России считает (письмо ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593), что исправленный счет-фактуру (УПД) регистрирует покупатель в книге покупок, значит, суммы НДС следует предъявлять к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД).

Судебной практики по поводу применения вычета по исправленному УПД в настоящее время нет, по исправленным счетам-фактурам она противоречива.

В целом после появления формы корректировочного УПД и инструкции по его применению применение УПД для оформления хозяйственных операций может стать более массовым, поскольку сейчас нерешенность вопроса внесения исправлений в документ может вызвать споры с налоговыми инспекторами при проверке, а как следствие — отказ в вычете НДС, снятии расходов и штрафы.

Если в УПД техническая ошибка

Если при составлении УПД была допущена ошибка, то компания-продавец должна составить исправленный УПД. Ведь УПД, по сути, это тот же счет-фактура, только представленный в более расширенном виде (с реквизитами, необходимыми для первичного документа). А нормативное законодательство предписывает составлять исправленные счета-фактуры в случае, если была допущена техническая, арифметическая ошибка или опечатка.

Что касается момента отражения вычета по исправленному УПД, то тут все не так однозначно. Законодательно закреплено, что первоначальный ошибочный счет-фактуру нужно сначала аннулировать, отразив показатели в книге покупок (дополнительном листе к книге покупок) со знаком «минус» (п. 9 пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

А исправленные счета-фактуры следует зарегистрировать в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

Чиновники считают, что право на вычет НДС возникает в периоде получения исправленного документа (письма ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593, Минфина России от 02.11.2011 № 03-07-11/294, УФНС России по г. Москве от 06.04.2010 № 16-15/035737). Однако, на мой взгляд, право на вычет НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) обусловлено производственным назначением, фактическим наличием приобретенных товаров (работ, услуг) и их оприходованием, в связи с чем суммы вычетов подлежат отражению в том налоговом периоде, в котором выполняются данные условия (ст. 171, 172 НК РФ). Замечу, что большинство судов считает так же (пост. Президиума ВАС РФ от 03.06.2008 № 615/08, ФАС ЦО от 10.07.2013 № А54-5298/2012). В указанных судебных решениях отмечают, что последующее исправление счетов-фактур не влияет на правомерность отражения вычетов в том налоговом периоде, в котором выполнены установленные законом условия.

В любом случае, поскольку ситуация спорная, решение принимать компаниям. Те, кто не желает спорить с налоговиками, могут принимать вычет в периоде получения исправленного УПД. Те фирмы, которые не страшатся споров с ИФНС и готовы отстаивать свою позицию в суде, могут оставлять вычет в прошлых периодах и не заниматься оформлением уточненных деклараций по НДС.

А вот если говорить о моменте принятия затрат по исправленному УПД, то тут чиновники не делают привязку к дате получения исправленного документа. Они разъясняют, что дата признания в налоговом учете расхода подтверждается информацией в первичном учетном документе (УПД) (в т.ч. исправленном в законодательно установленном порядке), определяющей фактическую дату осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа (письмо ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593).

Альбина Островская. ведущий налоговый специалист консалтинговой компании «ТаксОптима»

Как составить Универсальный передаточный документ, УПД

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа УПД отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства.

Alex Trud 17 июля 2017 1 39047

Как применять универсальный передаточный документ (УПД)

Форма УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. подтверждающий совершение хозяйственной операции. Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Что заменяет собой УПД

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС .

По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена. Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Назначение УПД

Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

Кто может использовать УПД

Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы (УСН, ЕСХН) или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами

Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры, то есть в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137

Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)

Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96

Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа

Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Такой порядок рекомендован в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Как исправить ошибку в УПД

Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, и по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. А если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

УПД со статусом 1

Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки.

Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137. Подробнее см. Как исправить счет-фактуру.

Второй вид. ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:

• либо составьте новый УПД со статусом 2;
• либо исправьте первичный УПД.

УПД со статусом 2

Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа:

• составьте новый УПД с верными данными;
• исправьте первичный УПД.

Как исправить ошибку в первичном документе бухгалтеру?

Ошибки в первичных документах можно исправлять так. зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Применение УПД для подтверждения расходов на УСН и ЕСХН

По вопросу применения универсального передаточного документа на основе счета-фактуры (далее — УПД) для подтверждения расходов в целях налогообложения ФНС РФ сообщает следующее.

Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) расходами в целях налогообложения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Состав обязательных реквизитов УПД, предложенного ФНС России к применению хозяйствующими субъектами, соответствует всем требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». предъявляемым к первичному учетному документу.

Поэтому, УПД — универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.

В соответствии с положениями пункта 3 статьи 346.5 и пункта 2 статьи 346.16 НК РФ расходы, учитываемые в целях налогообложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым при применении упрощенной системы налогообложения, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Таким образом, расходы, подтвержденные УПД, учитываются при формировании налоговой базы в целях исчисления вышеуказанных налогов в общеустановленном порядке.

Скачать бесплатно

Примечание. Формат .doc

В универсальном передаточном документе можно одновременно отразить и товары, и сопутствующие услуги

Отражение в универсальном передаточном документе (УПД) одновременно и отгрузки товаров, и приемки-передачи сопутствующих услуг, не препятствует признанию расходов и вычетам НДС. Такой вывод следует из письма ФНС России от 23.09.16 № ЕД-4-15/17910 .

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Источники: http://www.garant.ru/article/552310/, http://taxpravo.ru/analitika/statya-369258-universalnyiy_peredatochnyiy_dokument_nyuansyi_primeneniya, http://www.assessor.ru/notebook/doc/upd__universalnyi_peredatochnyi_dokument/