Упд расшифровка в бухгалтерии

Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка

Налоговая служба предлагает бухгалтерам использовать новую форму – универсальный передаточный документ (УПД). который призван сократить объем документооборота и сэкономить немало времени налогоплательщикам.

Расшифровка

В процессе ведения различных видов учета, бухгалтера нередко сталкиваются с проблемой нехватки времени, которое тратится на заполнение одной и той же документации. По этой причине сотрудниками налогового органа был поднят вопрос об острой необходимости в снижении документооборота и ввода единого документа, пришедшего на смену прежним унифицированным формам.

Поскольку этот проект имеет название «единый отгрузочный документ», он был представлен общественности под видом бланка с сокращенным названием – УПД .

Использовать универсальный документ можно при таких бухгалтерских операциях, как:

• предоставление услуг контрагентам;
• транспортировка товара;
• передача необходимой информации о выполненных работах;
• при уступке либо реализации прав требования.

Универсальный документ в разных ситуациях может не только выступать в качестве «первички», но и совмещать счета-фактуры и первичную документацию.

Процесс перехода

Пошаговый алгоритм перехода на УПД заключается в следующем. Изначально нужно определиться, по каким соглашениям организация будет выставлять своим клиентам УПД либо же, наоборот, хочет получать такой документ от контрагентов .

К сведению, налоговый орган уверен, что УПД может быть использован по соглашениям:

• поставки (купли-продажи);
• дарения;
• оказания каких-либо услуг;
• подряда;
• поручения.

Помимо этого, допускается возможность использования по вопросу уступки прав требования, хранения, доверительного управления, лицензионного соглашения и так далее, что предусмотрено Приложением №2 Письма ФНС РФ от 21 октября 2013 года .

Допускается возможность испытать УПД исключительно на поставке товара, а по соглашениям оказания каких-либо услуг использовать стандартные бланки, разработанные лично организацией.

Нужно утвердить форму УПД. Форма универсального первичного документа должна быть разработана исключительно для тех хозяйственных операции, по которым компания приняла решение ее применять.

Утвердить разработанную форму можно путем подписания отдельного приказа руководства либо же в учетной политике .

Видоизменить учетную политику в течение календарного года можно в исключительных ситуациях. Формально, разработанная форма УПД налоговой службой к ним не относится (согласно ст. 8 №402-ФЗ). Но здесь имеется небольшой нюанс: компании нужно отредактировать только формы первичной документации, которые указываются в приложении к учетной политике.

По той причине, что данные корректировки не оказывают влияния на достоверность отчетов, нет необходимости в перерасчете имеющихся показателей, поэтому у сотрудников налоговой службы не возникнет каких-либо вопросов.

Кроме этого, специалисты рекомендуют делать оговорку, что фирма имеет право применять и другие формы «первички», устанавливаемые соглашением с клиентом. К примеру, товарную накладную ТОРГ-12 или универсальное соглашение, в котором стороны приняли решение добавить иные дополнительные платежки. В этом случае налоговая инспекция не имеет каких-либо претензий по тому вопросу, что фирма в процессе осуществления своей трудовой деятельности выставляет своим клиентам разные формы «первички».

Помимо этого, в учетной политике либо же в самом приказе руководства рекомендуется фиксировать несколько немаловажных вопросов. а именно:

• каким образом происходит нумерация документов;
• какими способами допускается возможность исправлений;
• как происходит хранение.

Наиболее удобно будет не смешивать «первичку» со счетами-фактурами, а осуществлять хранение по отдельности. Так можно исключить возможность путаницы при необходимости предоставить их в налоговый орган.

Необходимо назначить ответственных сотрудников. которые в дальнейшем будут отвечать за подписание универсальной формы.

УПД должны подписывать те сотрудники, которые занимаются оформлением счета-фактуры и первичной документации. Право подписи фиксируется в документах фирмы: на основании доверенности либо приказа руководства. Обязательно необходимо предварительное согласование с контрагентами.

Обязательно следует согласовать переход на УПД с постоянными клиентами, чтобы в дальнейшем исключить возможную необходимость в исправлении документации. Это связано с тем, что многие клиенты могут отдать предпочтение первому варианту (как и прежде, получать две формы – счет-фактуру и акт работы).

При наличии согласия клиентов на применение универсальной формы, возникает необходимость в заключении дополнительного соглашения по действующим договорам.

В обязательном порядке следует обсудить ряд условий, которые напрямую связаны с выставлением данного документа .

1. Есть вероятность, что в соглашении с контрагентом изначально была утверждена определенная форма «первички». Если этому было место, то в условиях соглашения необходимо произвести корректировки.
2. Если компания хочет, чтобы контрагент заверял универсальную форму печатью. необходимо указывать об этом в дополнительном соглашении.
3. Обязательно обсуждается определенный порядок исправления универсальной формы. В данной ситуации поставщики имеют все основания на соблюдение своих условий, закрепленных их учетной политикой. Это связано с тем, что может в дальнейшем возникнуть ситуация, при которой клиенты будут требовать исправления поставщиками документации по-разному.

Ситуация заключается в том, что налоговый орган еще не разработал определенных правил, которое могло бы толковать нюансы по универсальному документу.

Любые ошибки в показателях, которые напрямую относятся к счету-фактуре, необходимо исправлять исключительно по правилам, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137 .

Необходимо подготовить небольшую памятку для сотрудников. Это связано с тем, что в первое время у сотрудников однозначно будет возникать немало вопросов по отношению к УПД, а в самой документации с большой вероятностью будут находиться недочеты.

В памятке должны содержаться такие сведения, как:

• инструкция по заполнению УПД ;
• какие именно реквизиты нужно досконально проверять, если универсальный документ поступил от непосредственного поставщика;
• ставить печать на УПД или нет;
• какие варианты исправления ошибок в универсальном документе предусмотрены.

Если контрагентам в обязательном порядке нужно выдавать разные формы «первички», то об этом в памятке указывается в первую очередь. Можно указать определенный перечень клиентов, которым нужно оформить универсальный документ, а также когда есть необходимость в счете-фактуре и ТОРГ-12.

Заполняется ли акт

В процессе заполнения передаточного акта необходимо руководствоваться определенными правилами, а именно:

• строки с 1 по 7, в том числе и графы с 1 по 11 необходимо заполнить по тем же правилам, что и счет-фактуру;
• в 8 строке нужно указывать реквизиты соглашения с клиентом/покупателем;
• в 9 строке фиксируются сведения о перевозке товара, в том числе допускается возможность указания веса груза;
• в 11 строке указывается время отгрузки, оказание возможных услуг либо передачу результатов работ;
• в 12 строке поставщики указывают информацию об отгрузке, предоставляют сведения о сертификатах;
• в 16 строке клиент/покупатель указывает время получения товара;
• в 10 строке ставится подпись сотрудника поставщика, ответственного за отгрузку;
• в 14 строке указывается наименование фирмы, ответственной за отгрузку либо за оказание каких-либо услуг.

Письмо о переходе

Письмо о переходе на УПД имеет свободную форму. По большому счету, компания, желающая перейти на УПД, может оповестить своих клиентов и поставщиков в любой форме. письменно или устно.

Главное, утвердить приказ о переходе на УПД. Этот документ может по праву являться и письмом-оповещением.

Документы для скачивания (бесплатно)

Особенности

Основными преимуществами применения УПД принято считать:

• существенная экономия личного времени за счет упрощения документооборота;
• один стандарт для оформления различных операций (к примеру, раннее нужно было знать особенности заполнения форм ТОРГ-12, ОС-1, М-15);
• вся необходимая информация указывается в одном документе;
• минимизация возможного указания ошибочных сведений.

Но есть ситуации, когда УПД для бухгалтерских целей не требуется составлять, однако для достоверности расчетов НДС это крайне важно. К примеру:

1. При авансах. В такой ситуации получатель предоплаты должен выставит счет-фактуру, при этом дополнительных каких-либо сопроводительных документов не требуется (платежное поручение и банковская выписка во внимание не берутся). По этой причине нет необходимости в УПД.
2. Осуществление корректировки показателей в ситуации, когда меняется себестоимость отгруженного товара, который передается по имущественному праву. В процессе оформления ТОРГ-12 + счета-фактуры в бухгалтерии накладная не подлежит видоизменению, но при этом формируется документ на числовую разницу (показателей).
3. При необходимости в исправлении документа. При возникновении ситуации, когда нужно занести исправления, при стандартном оформлении возникает необходимость в формировании нового счета-фактуры по той же форме и с теми же датами и подписями, которые включены в неправильный документ. В уникальной строке 1а такого документа необходимо в обязательном порядке указать порядковый номер и время, когда были внесены поправки (согласно Федеральному закону №402-ФЗ ).

По этой причине, можно с уверенностью говорить о том, что не всегда универсальный передаточный документ можно в полном объеме заменить счет-фактуру.

Важно помнить о таких особенностях, чтобы избежать в дальнейшем различного недопонимания с налоговым органом и, как следствие, возложения штрафных санкций.

Все фирмы, которые используют универсальную форму, с уверенностью говорят о том, что данный документ действительно способен облегчить деятельность бухгалтеров.

Подробное описание того, что такое УПД, представлено в данном видео.

Как и когда можно применять универсальный передаточный документ

Сегодня ФНС предлагает бухгалтерам пользоваться новой формой – универсальным передаточным документом, призванным сократить документооборот, и сэкономить время налогоплательщиков. Но многие организации пока не успели изменить привычкам и воспользоваться привилегиями новой налоговой реформы.

Обязательно ли применение УПД в бухгалтерии? Что это такое и когда следует этим пользоваться? Расскажем о нормах применения документа, а также о его плюсах и минусах в данной статье.

Для чего нужен УПД и когда его использовать

При ведении различных типов учета сотрудники бухгалтерии нередко теряют массу времени, заполняя одни и те же реквизиты в различных документах. В связи с этим в ФНС давно назрел вопрос о необходимости снижения издержек документооборота и введения единого документа на смену первичным унифицированным формам.

Так, проект под названием «единый отгрузочный документ» вскоре был представлен как бланк УПД. Расшифровка аббревиатуры звучит как «Универсальный передаточный документ», а его предназначение заключается в объединении информации из счетов-фактур и первичной документации в одной форме.

Правильно оформленный единый бланк может с успехом применяться как в работе бухгалтерии при ведении учета, так и для взаиморасчетов с ФНС. УПД служит основанием для подтверждения налоговых вычетов по НДС и для исчисления налога на прибыль.

С какого числа действует УПД? Рекомендательное письмо «О применении единого документа» появилось на сайте налоговой службы России осенью 2013 года. В опубликованной информации налоговики предлагают пользоваться новым бланком, прилагая образец УПД и рекомендации к его заполнению. Официальная дата принятия проекта – 21 октября.

Именно с такой даты применение бланка и связанное с ним объединение реквизитов счетов-фактур и накладных не является нарушением законодательства.

Когда применяется УПД

Использовать единую форму документа могут организации, которые являются плательщиками НДС. Это могут быть фирмы как на общей системе налогообложения, так и на спецрежимах.

Стоит отметить, что разработка и введение нового универсального бланка не отменяет правомерность использования прежних документов, на замену которых призвано УПД. Федеральные законы по-прежнему допускают использование счет-фактур и бухгалтерской «первички».

Когда можно применять УПД? Универсальный передаточный документ может быть использован для следующих бухгалтерских операций:

• для оказания услуг контрагентам;
• для транспортировки товаров;
• для передачи сведений о произведенных работах;
• для уступки или реализации прав требования.

Следует отметить. что УПД в различных ситуациях либо совмещает свойства счет-фактуры и первичного документа, либо выступает только в качестве «первички».

Перейдем к правилам заполнения УПД. Так как применение документа не ограничивается одной операцией и может быть использована в качестве разных бланков, при заполнении бланка организация должна обозначить основание документа.

Для этого предназначено специальное поле «Статус». в которое необходимо вписать цифры:

• 1- если использование УПД сводится к совмещению стандартных счетов-фактур и первичной бухгалтерской документации.
• 2- для использования только в форме «первички».

Следует учесть тот факт, что заполнение поля «Статус» носит исключительно информативный характер.

При неправильном заполнении графы Статус проверяющий сотрудник налоговой обратит внимание лишь на правильность заполнения реквизитов.

Особенности заполнения форм в зависимости от статуса

Как правильно заполнить универсальный передаточный документ? Образцы заполнения УПД на оказание услуг, отгрузку товаров или иную операцию несколько отличаются друг от друга, так как на их содержание может повлиять выбранный статус.

Если в качестве основания был выбран статус «1», значит в бланк предстоит включить данные, необходимые как для отгрузочных документов, так и для фактур. Сама основа бланка УПД – это модифицированная счет-фактура, дополненная 7 полями для внесения данных первичной документации.

Состав документа включает в себя:

• название бланка;
• день оформления бланка. Следует отметить, что числа не должны отличаться от чисел, указанных на счет-фактуре. При этом они могут не совпадать с датой отгрузки, передачи прав требования или иных событий хозяйственной жизни;
• данные о субъекте хозяйственной деятельности;
• суть хозяйственной операции;
• единицы, в которых оцениваются товары или реализованные услуги;
• сведения о сотруднике, ответственном за составление УПД и за соблюдение норм отгрузки;
• подпись этого сотрудника с расшифровкой;
• подписи с расшифровками остальных лиц, участвовавших в хозяйственном событии.

Если какие-либо вопросы по заполнению счета-фактуры остаются неясными для налогоплательщиков, ФНС всегда оставляет для них возможность воспользоваться готовыми бланками с примерами заполнения.

Здесь можно скачать образец заполнения формы универсального передаточного документа УПД в excel для статуса «1».

При значении статуса «2» допускается пропуск полей, предназначенных для реквизитов счетов-фактур:

• ставка и сумма налогообложения;
• акцизная ставка;
• реквизит «к платежному документу»;
• информация о грузоотправителе или грузополучатели;
• номер и код страны-производителя товара;
• данные таможенной декларации.

Для получения более подробной информации об особенностях заполнения форм УПД, налоговая служба предлагает читать официальные рекомендации из письма о применении единых форм бланков, а также бесплатно скачать бланк УПД в excel.

Подпись в едином бланке

К особенностям оформления бланков УПД стоит отнести вопросы о правильности подписания документов. Кто именно и в каких полях обязан визировать бланк?

1. В поле под номером «10» расписывается лицо, занимающееся транспортировкой товара, а также допущенное к оформлению документов от имени руководства.
2. В поле «13» указывают лицо, ответственное за составление акта о совершенной хозяйственной операции.
3. Кто подписывает УПД со стороны покупателя? В поле под номером «15» расписываются сотрудники покупателя, получившие товар или акт о результатах оказанных услуг.
4. В графе под номером «18» от имени покупателя расписывается лицо, в чьи обязанности входит проверка порядка оформления хозяйственной документации.

Строки, предназначенные для подписи главного бухгалтера и главбуха организации, являются обязательными к заполнению.

Исправление допущенных ошибок

Как показывает практика, без допущения некоторых недочетов и ошибок, работу сотрудника бухгалтерии представить сложно. Возможны ли исправления в новом едином бланке?
Минфин и Правительство РФ допускают возможные недочеты, возникающие при заполнении УПД. Для их устранения необходимо строго следовать нормам и общепринятым правилам :

1. Зачеркнуть ошибочный текст рукой и чуть выше вписать правильный вариант.
2. Поставить отметку «исправлено» с указанием точной даты. Исправление необходимо заверить уполномоченными лицами, иначе оно не признается действительным.
3. Если же допущения были замечены в строках «фактурной» части, тогда не обойтись без оформления нового бланка УПД. Следует присвоить документы один и тот же номер, взамен испорченного.

Преимущества и недостатки использования

Итак, УПД действительно следует считать успешным результатом налоговой реформе. Данный бланк может принести существенную пользу, так как обладает рядом преимуществ:

• снижает материальные и временные издержки документооборота;
• упрощает процедуру заполнения форм контрагентами;
• снижает риск допущения ошибок при заполнении форм;
• как следствие, минимизирует риск возникновения претензий со стороны ФНС.

Помимо этого, УПД не лишен и недостатков:

• использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной недопустимо;
• требуется заполнение большего объема реквизитов, чем предусмотрено в первичной документации;
• следует контролировать заполнение УПД посредниками, так как бланк пока существует лишь в форме рекомендации;
• допущение серьезных ошибок в единой форме влечет за собой более серьезные потери со стороны организации-налогоплательщика.

Применение универсального передаточного документа вместо акта выполненных работ, накладных и счетов фактур носит лишь рекомендательный характер, организации вовсе не обязаны им пользоваться.

УПД образец заполнения и бланк 2016

В этой статье вы найдете актуальные для 2016 года формы и бланки универсального передаточного документа, а также образцы их заполнения. В ритме современной жизни это можно сделать в режиме онлайн. Этот способ призван заменить стандартный порядок, в рамках которого нужно было взять одновременно много документов. Кстати, так сегодня делают уже даже такие бюрократические организации как поликлиники и санатории в Подмосковье и Грохольском районе.

УПД что это такое?

УПД (согласно Википедии) — своеобразная совокупность накладной (акт по выполнению услуг или работ) и счет-фактуры. УПД универсальный передаточный документ когда можно применять — он является доступным для всех плательщиков, основное — это предусмотреть все реквизиты, которые упомянуты в соответствующем законе о бухгалтерском учете.

Счет-фактура — это база для такого типа документации. Счет-фактуру целиком и полностью переносят в новый акт и отделяют там ее жирной чертой. Также записывается дата отгрузки/приемки и ответственные лица.

НАШИ ЧИТАТЕЛИ РЕКОМЕНДУЮТ решать насущные юридические вопросы различного характера с помощью профессионалов. Задать вопрос и получить бесплатную консультацию можно в любое время. Подробности по ссылке…

Используют данный универсальный передаточный акт для двух разных предназначений — для подтверждения перехода права собственности либо для исчисления НДС плюс для перехода права собственности. В зависимости от цели указывается статус документа в верхнем левом углу.

Форма в бухгалтерии

Составляется он в виде письма на отдельных листах.

УПД расшифровка в бухгалтерии, а конкретно ее форма, имеет лишь рекомендательный характер. Таким образом, налогоплательщик сам решает, нужно ли ему применять данный документ для бухгалтерского учета или использовать отдельно сформированные счета-фактуры. Стандартная форма выглядит следующим образом:

В тему: Во сколько недель уходят в декретный отпуск в 2017 году по закону

Проведите сверку с фото по всем кодам и номерам.

С какого числа действует?

В документе есть три даты — составления соглашения, совершения факта хозяйственной жизни, а также получения товаров или оказания услуг. Счет-фактура должен быть представлен не позже, чем через пять календарных дней с дня отгрузки или передачи имущественных прав. Налоговая база по НДС определяется датой подписания акта сдачи-приемки.

Кто подписывает?

Подписи должны стоять напротив полей Руководитель организации и Главный бухгалтер.

ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ ОТЗЫВЫ наших читателей получила БЕСПЛАТНАЯ услуга юридического консультирования. Читатели рекомендуют задавать любые вопросы, связанные с юриспруденцией, так как опытные специалисты помогли каждому их них. Подробности по ссылке…

Строка 10 предусматривает в том числе и подпись того лица, которое занималось отгрузкой товара. Если это тот же сотрудник, который имеет полномочия подписи счет-фактуры, то повторно делать данное действия не требуется.
В строке 13 ставит свою подпись человек, которые является ответственным за правильное оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца. В строке 15 — лицо, получившее товар и являющееся представителем экономического субъекта. В строке 18 — ответственный за правильное оформление факта хозжизни со стороны покупателя (грузополучателя). Иногда ставятся подписи по доверенности.

Обязательные реквизиты для заполнения универсального передаточного документа

Обязательными являются следующий реквизиты:

• наименование;
• дата его составления;
• названия организации;
• факт хозяйственной жизни;
• величина измерения факта хозжизни с единицами измерения;
• должность лица, проводившего сделку и ответственного за ее правильность;
• подписи вышеупомянутых лиц с их фамилиями.

УПД универсальный передаточный документ образец заполнения. Скачать его в формате док в ворде можно по ссылке:

Приказ о переходе на УПД как составить?

Также можно образец приказа о переходе на упд скачать бесплатно. Изначально нужно решить, по каким внешним договорам вы будете использовать универсальный передаточный документ (например, по возвратным).

В тему: Отчет о движении денежных средств форма 4 — бланк и образец

Утверждение о правильности решения может сделать только профессиональный консультант. Далее следует утвердить форму УПД. Например, при учете отгрузки товаров вы можете установить определенную форму. Обязательно изучите, как нужно нумеровать универсальные документы, как их исправлять, а также как хранить. Следующий шаг — назначить одного или нескольких сотрудников, отвечающих за проставление подписей универсального передаточного документа. Его использование должно быть согласовано с контрагентами. Правильно будет, если вы изготовите соответствующую памятку для ваших сотрудников.

Сколько экземпляров выписывать для ИП?

При оформлении УПД — универсального передаточного документа, важно помнить, что он изготавливается в двух экземплярах, один из которых принадлежит продавцу, второй — покупателю. Но бывают случаи, когда оба отходят покупателю.

Таким образом, для многих компаний из сферы хозяйственной жизни может понадобиться такой акт. Например, предприятиям, изготавливающим товар роторайзер Витязь или дисковые пилы. Официальный сайт многих компаний РФ, Москвы, Сочи, Хабаровска и других городов содержит УПД в формате эксель, где указано как правильно заполнять документы и какие поля заполнять обязательно. Далее уже можно инструкцию перевести в первичный унифицированный печатный вид. О конкретном применении или неприменении, а также формате принимается решение руководителем. При этом с контрагентом составляется дополнительной соглашение, где указывается когда будет решено перейти на УПД и заменить старый режиме работы. Перед этим высылается уведомление.

Задать вопрос юристу

Источники: http://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/dogovornye-otnosheniya/chto-takoe-upd-v-buhgalterii.html, http://vashbiznesplan.ru/bukhgalteriya/universalnyj-peredatochnyj-dokument.html, http://www.ogic.ru/dokumenty/upd-obrazec-zapolneniya-i-blank-2016.html