Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.
Порядок осуществления подотчетных операций
Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов. оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.
Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.
Типовые проводки по 71 счету
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:
Дебет 71 – выданы деньги под отчет
Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.
СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ
Д 10 (08, 41) – оприходованы материалы (основные средства,
К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом
При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины (ККМ).
− расходы связаны с нуждами основного, вспомогательного или обслуживающего производств
Д 20 (23, 29) – списаны расходы подотчетного лица на затраты
К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего)
− расходы связаны с управленческой деятельностью
Д 25 (26) – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
К 71 (общехозяйственные) расходы.
− расходы связаны с продажей готовой продукции или товаров
Д 44 – учтены в расходах на продажу затраты подотчетных лиц
− расходы на мероприятия непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.):
Д 91 – учтены в составе прочих расходов затраты подотчетного
Учет расчетов подотчетными лицами
Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы.
Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия.
В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:
Дт 94 Кт 71 – отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;
Дт 73-2 Кт 94 – предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;
Дт 70 Кт 73-2 – произведены удержания из заработной платы подотчетного лица
Учет хозяйственных расходов
Хозяйственные расходы – затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.
Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолжности по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выданы.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.
Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. в рамках одного договора). Выдача денежных средств на проведение административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.
При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное получает доверенность. В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:
Дт 71 Кт 50; Дт 08, 10, 41 Кт 71; Дт 19 Кт 71; Дт 68 Кт 19
Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.
Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, с учетом времени нахождения в пути.
Командированному сотруднику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.
За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
При направлении сотрудника в командировку, оформляются следующие документы:
– служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении в одном экземпляре заполняет сотрудник кадровой службы. Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командируемый сотрудник, и утверждает руководитель организации. Затем документ передают в кадровую службу, где на его основании готовится приказ о направлении сотрудника в командировку. После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”. Отчет должен утвердить руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бухгалтерию. Служебное задание для направления в командировку должно храниться в архиве организации в течение 5 лет;
– приказ о направлении сотрудника в командировку. Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет;
– командировочное удостоверение (форма N Т-10). На основании приказа о направлении в командировку кадровая служба или бухгалтерия организации выписывает командировочное удостоверение. Этот документ подтверждает время нахождения сотрудника в командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). На основании командировочного удостоверения сотруднику выплачиваются суточные. В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. При направлении сотрудника в загранкомандировку оформлять командировочное удостоверение не нужно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в загранпаспорте командированного сотрудника. Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Удостоверение выписывают в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций;
– журнал учета работников, выбывающих в командировки для журнала учета работников, выбывающих в командировки, предусмотрена специальная форма. После того как журнал будет заполнен, его хранят в архиве организации в течение 5 лет;
– авансовый отчет – документ, оформляемый работником, вернувшимся из командировки, не позднее трех дней после возвращения и предоставляемый в бухгалтерию в одном экземпляре. К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер – передать работнику отрывную часть отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы:
– проезд (самолет, поезд и т.д.), включая бронирование билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями;
– стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
– сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
– расходы по найму жилого помещения;
– суточные – выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда). Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя (не ниже 100 руб.)
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.
Согласно Трудового кодекса не могут быть направлены в командировки: беременные женщины; сотрудники, не достигшие 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов); сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).
Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете оформляется следующим образом:
Дт 71 Кт 50 – отражена выдача суммы на командировочные расходы;
Дт 20, 26, 44 Кт 71 – списана стоимость проездных билетов без НДС;
Дт 19 Кт 71 – выделена сумма НДС по проездным билетам;
Дт 20, 26, 44 Кт 71 – учтена стоимость проживания в гостинице без НДС;
Дт 19 Кт 71 – отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;
Дт 20, 26, 44 Кт 71 – списаны суточные.
С помощью подотчетных лиц предприятия осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет и приложить к нему все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).
В бухгалтерском учете механизм расчетов по представительским расходам может быть отражен следующими проводками:
Дт 71 Кт 50 – выдана сумма представительских расходов;
Дт 26 Кт 71 – списаны представительские расходы в пределах норм;
Дт 26 – Кт 71 – списаны представительские расходы сверх установленных норм
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7. В данном регистре сочетается аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Одна строка – один авансовый отчет. В конце месяца итоги кредитовых оборотов в целом и по корреспондирующим счетам переносят в Главную книгу.
Источники: http://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html, http://einsteins.ru/subjects/buhuchet/teoriya-buhuchet/s-podotchetnymi-licami, http://studbooks.net/1517481/buhgalterskiy_uchet_i_audit/uchet_raschetov_podotchetnymi_litsami
