Перечень первичных бухгалтерских документов

0
528

Первичные бухгалтерские документы

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Перечень первичных бухгалтерских документов

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Первичные документы в бухучете

Первичные документы в бухучете

Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации. Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами

  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 05 января 2004г. (учет операций по оплате труда);
  • Постановление Госкомстата РФ № 7 от 21 января 2003г. (учет основных производственных фондов);
  • Постановление Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. (кассовые операции);
  • Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998г. (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
  • Постановление Госкомстата № 71-а от 30 октября 1997г. в редакции от 21.01.2003г. (учет труда) и т.д.

Информационное письмо Министерства Финансов РФ № ПЗ-10/2012 «Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации. Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.

Немного об оформлении первички

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

  • наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
  • дата составления;
  • все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
  • расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

  • акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
  • товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

  • приходный кассовый ордер;
  • Z -отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

  • авансовые отчеты;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты списания материалов;
  • товарные чеки о приобретении ТМЦ;
  • платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
  • прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Какую первичную документацию оформляет ИП на ЕНВД

Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы. Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности). Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.

Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам. Формы первички в этом случае будут следующие:

  • табеля учета рабочего времени;
  • заказы-наряды при сдельной оплате труда;
  • платежные ведомости;
  • листы нетрудоспособности и т.д.

Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.

Первичная документация на ОСНО

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2016г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности. Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

  • акты оказанных услуг;
  • накладные на продукцию;
  • расходные кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • платежные поручения;
  • ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Первичные документы бухгалтерского учета

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д. а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Перечень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документовПеречень первичных бухгалтерских документов

Источники: http://kontur.ru/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty, http://nebopro.ru/pervichnye-dokumenty-v-buxuchete/, http://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here