Как проводится инвентаризация на складе

Налоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

В ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Недобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Суточные разъездным работникам: начислять ли НДФЛ и взносы

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то суммы выдаваемых ему суточных не облагаются ни взносами, ни НДФЛ в полном объеме, а не только в пределах общего лимита.

Затраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

В целях налога на прибыль дата предъявления «первички» — это дата ее составления

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Инвентаризация склада

Обновление: 10 февраля 2017 г.

​Образец приказа о проведении инвентаризации на складе

Материально–производственные запасы компании хранятся на складах. Их поступление, выбытие, сохранность фиксируются документально и отражаются в данных учета. Актуальность и достоверность этих данных обеспечиваются инвентаризациями. В этой статье расскажем о том, как проводится инвентаризация на складе.

Порядок инвентаризации регулируется приказами Минфина России:

• от 13.06.1995 № 49 об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
• от 28.12.2001 № 119н об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

В последнем приказе (119н) специальные правила, по которым проводится инвентаризация товаров на складе, изложены в разделе 1 (п. п. 21 — 35 ).

Как проводить инвентаризацию на складе

С одной стороны, такие проверки проводятся по общим для всех инвентаризаций правилам. С другой стороны, здесь есть и некоторые особенности, которые нужно учитывать.

Так, инвентаризация склада бывает обязательная и инициативная. Случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, такие же как и при остальных проверках (подготовка годовой отчетности, чрезвычайные ситуации, хищения, смена ответственных лиц и др.). Следует обратить внимание на то, что согласно п. 258 приказа 119н кладовщики или заведующие складом могут освобождаться от занимаемой должности только после проведения сплошной инвентаризация имущества, которое за ними закреплено.

Инициативная инвентаризация осуществляется по поручению руководителя компании. На складах такие проверки могут случаться чаще, чем в других структурных подразделениях, что связано с большим количеством хранящихся там материальных ценностей, а также их частым перемещением (поступлением на склад и выбытием).

Таким образом, инвентаризация склада должна проводиться как минимум раз в год (до составления бухгалтерской отчетности за год), а на практике случается гораздо чаще.

Инвентаризация склада: инструкция по проведению

Как и в отношении других инвентаризаций, для проведения проверки на складе нужно издать приказ. Его можно подготовить по форме, утвержденной Госкомстатом. При этом можно разработать и свою форму.

В этом приказе указываются:

• причина инвентаризации;
• сроки ее проведения;
• персональный состав комиссии;
• подлежащие проверке объекты и другая информация по необходимости.

При проведении инвентаризации на складе в таком приказе отражается, что местом ее проведения является соответствующий склад.

​Скачать образец приказа о проведении инвентаризации на складе

Перед проведением проверки ответственные за сохранность имущества лица должны сдать в бухгалтерию или комиссию по инвентаризации расписки, подтверждающие, что все документы на имущество представлены в бухгалтерскую службу, все материальные ценности оприходованы или списаны.

Проверяемые материально ответственные лица не могут включаться в состав комиссии, но их присутствие при проведении инвентаризации обязательно.

На время проведения инвентаризации движение ТМЦ на складе следует приостановить. Однако в зависимости от размеров склада и количества хранящегося там имущества процесс инвентаризации может растянуться на несколько дней. В таком случае следует предпринять ряд дополнительных мер:

• при поступлении имущества на склад во время инвентаризации такое имущество принимается в присутствии комиссии по инвентаризации и заносится в отдельную ведомость по форме ИНВ-3 ;
• с согласия руководителя компании и главного бухгалтера допускается выбытие ТМЦ со склада во время его инвентаризации; при этом должны присутствовать члены комиссии по инвентаризации;
• если комиссия покидает складские помещения до полного окончания проверки, помещения должны опечатываться, а фактическое количество проверенных ценностей должно фиксироваться в инвентаризационных ярлыках ( ИНВ-2 ), которые остаются в опечатанных помещениях.

Итоги инвентаризации склада отражаются инвентаризационных описях ( ИНВ-1. ИНВ-3 ), а при наличии расхождений — в ведомостях ( ИНВ-18 и ИНВ-19 ).

Также читайте:

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Методология проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов. проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

• руководитель складского комплекса;
• либо его заместитель.

• главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
• заведующий складом;
• представитель общественности;
• представитель охранной службы, либо службы безопасности;
• дежурные кладовщики;
• представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
• иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально. О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие. На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными. Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации — единственный действенный метод контроля целостности хранения. Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью. Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения .

Также у нас:

Расскажите о нас своим друзьям!

Источники: http://glavkniga.ru/situations/s503120, http://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/, http://www.west-pereezd.su/metodologiya-provedeniya-inventarizaczii-na-sklade.html