Как правильно оформить недостачу при инвентаризации

0
794
Бухгалтерия

Как правильно оформить недостачу

В процессе ведения бухгалтерского учета может быть выявлена недостача по товарно-материальным ценностям, возникновение которой может являться результатом таких обстоятельств, как порча, хищение или же естественная убыль. В этом случае принимается решение о проведении инвентаризации. целью которой является определение обоснованности суммы задолженности по выявленной недостаче, а также установление субъекта виновного в возникновении упомянутой недостачи.

Как правильно оформить недостачу – порядок действий

Как правильно оформить недостачу при инвентаризации

При обнаружении факта недостачи руководством организации издаётся приказ о проведении инвентаризации. В данном документе, в обязательном порядке указываются:

  • дата проведения инвентаризации;
  • состав комиссии осуществляющей инвентаризацию;
  • перечень имущества подлежащего проверке

В распоряжение комиссии представляются все необходимые приходно-расходные документы. Кроме того, следует определить остаток имеющихся в наличии ценностей по данным учета и собрать расписки у материально-ответственных субъектов.

Надлежащее оформление недостачи предполагает определение фактического наличия имущества. а также составление описи инвентаризационной и специальной сличительной ведомости, посредством которой осуществляется выявление суммы недостачи.

В том случае, если недостача имеет отношение к денежным средствам. то следует в обязательном порядке осуществить ревизию кассы и по её результатам составить соответствующий акт. Имеющийся в кассе остаток наличности должен быть сверен с данными внесёнными в кассовую книгу организации.

Недостача — проведение по счетам

Решая вопрос, как правильно оформить недостачу, следует сумму выявленной в процессе проведения инвентаризации, а также ревизии недостачи отразить в дебетовой части счета №94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»). Необходимо отметить, что упомянутому счёту корреспондирует счет, посредством которого характеризуются ценности, по которым обнаружен факт наличия недостачи.

Также надлежащее оформление недостачи позволяет использовать такие счета бухгалтерского учёта как:

  • №50 — «Касса»;
  • № 01 — «Основные средства»;
  • № 41 — «Товары»;
  • и ряд других счетов.

Недостача при естественной убыли

Вопрос о том, как оформить недостачу, если последняя возникла в силу таких причин как пересортица, естественная убыль или же технические потери. решается следующим образом, составляется соответствующий акт, в котором отражается факт и причина возникновения недостачи. Затем на основании данного акта сумма выявленной недостачи отражается в кредитовой части счёта № 94, которому корреспондируют счёт № 20(«Основное производство»), а также счет № 44(«Расходы на продажу»). Также необходимо учитывать что в целях надлежащего налогообложения означенные затраты должны быть отнесены к материальным расходам организации.

Недостача при хищении

Решая вопрос, как правильно оформить недостачу, возникшую вследствие хищения, следует потребовать от работника выполненное в письменном виде объяснение. по факту происшедшего. В том случае, если последний отказывается предоставлять какие — либо объяснения, работодателем должен быть составлен соответствующего содержания акт.

Размер ущерба определяется фактически понесёнными потерями. рассчитываемыми на основании рыночных цен. Непосредственно в бухгалтерском учете суммы выявленной недостачи отражаются в дебетовой части счета №73(«Расчеты по возмещению материального ущерба »). Затем, в кредитовой части счета №98 («Доходы будущих периодов») следует отразить разницу между подлежащей взысканию суммы и балансовой стоимостью имущества являющегося предметом недостачи.

Недостача при инвентаризации

Инвентаризация представляет собой ревизию, при которой определяется количество имущества организации на конкретную дату путём сверки данных бухгалтерского учёта и фактических показателей. Это способ контроля сохранности материальных ценностей и имущества.

Цели и требования

В ходе инвентаризационной проверки перевешиваются, пересчитываются, измеряются материальные ценности, находящиеся на хранении на складе; наличность в кассе, в обращении на производстве и в торговле.

Инвентаризация также проводится:

  • для выявления неиспользуемых объектов, которые впоследствии реализуются;
  • с целью обнаружения товаров с истёкшим сроком годности или испорченных;
  • для проверки обеспечения сохранности материальных ценностей и имущества.

Проверка может быть полной или частичной, плановой или внезапной. Но в любом случае должны соблюдаться следующие требования:

  • неожиданность для лица, несущего материальную ответственность;
  • назначение комиссии для проведения проверки;
  • фактический пересчёт ценностей;
  • регулярность проверок с обязательным участием в них лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей.

После инвентаризации подводятся ее итоги, которые бывают следующими:

  • количество имущества соответствует фактическому наличию и данным учёта;
  • выявлены излишки или недостачи.

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, возникает больше сложностей с оформлением документов на её списание. Для того чтобы правильно списать недостачу, необходимо установить причину её возникновения. Это могут быть:

  • издержки производства и особенности обращения;
  • убытки, нанесённые виновными лицами;
  • другие издержки, при образовании которых виновные лица отсутствовали или доказать их вину в суде невозможно.

Сумма недостачи может списываться различными способами в зависимости от причины её образования.

Для подтверждения производственных издержек и убытков из-за обращения необходимо наличие соответствующей документации (оформленных различных актов недостач и порчи), для составления которой может использоваться стандартная форма или разработанная самостоятельно.

Порядок инвентаризации

Перед началом инвентаризации ее порядок прописывают в учётной политике с указанием:

  • сроков;
  • случаев проведения;
  • состава комиссии. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и другие специалисты, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией. Поскольку при инвентаризации товар не только подсчитывается, но и взвешивается, обмеряется; также проводится анализ финансовых обязательств и имущества;
  • типовых схем при выявлении недостач или излишков.

В приказе, издаваемом руководителем организации, должны быть сведения, касающиеся состава комиссии, срока проведения проверки, видов имущества, которое будет проверяться.

В состав комиссии не должны включаться лица, несущие материальную ответственность и имеющие в подотчёте ценности, которые подлежат проверке.

В ходе инвентаризации может использоваться сплошной или выборочный метод. Сплошной метод заключается в проверке всего имущества и всех видов финансовых обязательств организаций. Выборочный предполагает проверку только отдельных видов имущества (например, продуктов питания).

Какие действия предпринимаются при выявлении недостачи или излишков

Недостача или излишки, выявленные в процессе инвентаризации, оформляются документально по ее окончании. В таких документах ответственным за проверку лицом указываются фактические суммы недостачи или излишков. К документу, в котором списываются излишки или недостачи, обязательно прилагается акт проведения проверки и другая документация, подтверждающая количество товара, оставшегося в наличии.

Как оформляются документы на списание недостачи

Списание недостачи должно проводиться с учётом норм естественной убыли и учётной политики предприятия.

Естественная убыль списывается только после расчёта её суммы бухгалтерией и проверки результатов руководством предприятия и независимой инвентаризационной комиссией.

После этого принимается решение о необходимости служебного расследования и установления виновных. Расследование необходимо, когда сумма недостачи превышает нормы естественной убыли.

Применение норм естественной убыли предусматривается для любых количественных и качественных товаров, за исключением фасованных и поступающих поштучно.

Порядок списания недостачи

Недостача при инвентаризации должна списываться:

  • в течение того календарного года, в котором проводилась проверка;
  • одним лицом, ответственным за проведение инвентаризации;
  • с имущества или товаров одного наименования;
  • с имущества или товаров в одинаковом количестве.

Недостача при инвентаризации списывается в следующем порядке:

  • получение приказа о списании от руководства;
  • списание остаточной стоимости основных средств, себестоимости готовой продукции и материалов, закупочной цены товаров (списание производится с кредита в дебет на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), а также транспортных расходов и оплаты работы сотрудников, проводивших инвентаризацию;
  • сравнение общей суммы расходов с нормами естественной убыли после расчёта их в бухгалтерии. Если эта сумма окажется меньше норм естественной убыли, то она может списываться на расходы организации.

На последнем этапе решается вопрос с НДС. Он может восстанавливаться или не восстанавливаться. Если НДС подлежит восстановлению, то определённая сумма отражается по дебету в кредит.

Перечень документов

В результате проведения инвентаризации материальные ценности, имеющиеся в наличии, сверяются с документами бухгалтерии. В случае выявления несоответствий при взвешивании, измерении, пересчёте делается опись или заполняется документ (в соответствии с приказом Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств » № 49 от 13.06.1995 г.). При выявлении отклонений ставятся отметки в ведомости расхождений в формы 0504092.

К перечню обязательных документов относятся следующие виды актов:

  • №ТОРГ-6;
  • №ТОРГ-7 – форма для заполнения журнала регистрации ТМЦ;
  • №ТОРГ-15 – для некачественной продукции;
  • №ТОРГ-16 – сведения о списании товаров;
  • №ТОРГ -20 – дальнейшие действия с излишками или недостачей;
  • №ТОРГ-21 – пересортировка плодов и овощей.

Ответственность и последствия

Если в процессе инвентаризации была обнаружена недостача, то материальная ответственность возлагается на виновное лицо, которое обязано компенсировать ущерб. Для этого сначала составляется акт проверки, который подтверждает факт вины в соответствии с действующим законодательством. Когда сотрудник согласен с суммой ущерба, он пишет объяснение, в котором указываются мотивы и причины нанесения компании материального урона.

Если работник не признает своей вины, то работодатель создает комиссию и проводит внутреннее расследование. Комиссия выявляет причастность сотрудника к этому факту. Затем составляется акт отказа от погашения работником недостающей суммы. Этот акт направляется для рассмотрения руководителю компании, который принимает решение о принудительном взыскании с работника материального ущерба. Руководитель издает приказ об удержании денег из его зарплаты частично или в полной мере. После этого бухгалтерия производит соответствующие вычеты.

При подсчёте убытков во внимание принимается закупочная цена недостающего товара без учёта упущенной выгоды или получения возможной прибыли в результате использования.

Если работник не согласен с вычетами, то он вправе обжаловать действие работодателя в судебном порядке.

Для взыскания ущерба с виновного лица, с которым не был заключён договор о материальной ответственности, подаётся заявление в суд вместе с доказательствами, подтверждающими его вину. Если вина сотрудника в пропаже товара не установлена, то возмещение убытков или списание их в расходы невозможно.

Разобраться во всех этих нюансах можно только при наличии соответствующих бухгалтерских и финансовых знаний. Это даст возможность правильно зафиксировать недостачу при инвентаризации и привлечь к ответственности именно тех лиц, которые на самом деле виновны в её образовании.

Консультации юристов по законодательству России

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииНалоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииОтделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииВ ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииНедобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииСуточные разъездным работникам: начислять ли НДФЛ и взносы

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то суммы выдаваемых ему суточных не облагаются ни взносами, ни НДФЛ в полном объеме, а не только в пределах общего лимита.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииЗатраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризацииВ целях налога на прибыль дата предъявления «первички» — это дата ее составления

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Обновление: 13 декабря 2016 г.

В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.

У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.

Оформление сличительных ведомостей

Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

  • в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться формой ИНВ-19, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 .
  • в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления

Как правильно оформить недостачу при инвентаризации

Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».

Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.

Как правильно оформить недостачу при инвентаризации

Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».

Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».

Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

Также читайте:

Источники: http://www.yurist-online.net/article/997/kak-pravilno-oformit-nedostachu, http://m.pravoved.ru/themes/недостача-при-инвентаризации/, http://glavkniga.ru/situations/s502764

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here