Формы первичных документов бухгалтерского учета

0
136

Первичные бухгалтерские документы

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Формы первичных документов бухгалтерского учета

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Первичные документы в бухучете

Первичные документы в бухучете

Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации. Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами

  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 05 января 2004г. (учет операций по оплате труда);
  • Постановление Госкомстата РФ № 7 от 21 января 2003г. (учет основных производственных фондов);
  • Постановление Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. (кассовые операции);
  • Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998г. (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
  • Постановление Госкомстата № 71-а от 30 октября 1997г. в редакции от 21.01.2003г. (учет труда) и т.д.

Информационное письмо Министерства Финансов РФ № ПЗ-10/2012 «Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации. Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.

Немного об оформлении первички

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

  • наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
  • дата составления;
  • все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
  • расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

  • акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
  • товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

  • приходный кассовый ордер;
  • Z -отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

  • авансовые отчеты;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты списания материалов;
  • товарные чеки о приобретении ТМЦ;
  • платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
  • прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Какую первичную документацию оформляет ИП на ЕНВД

Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы. Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности). Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.

Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам. Формы первички в этом случае будут следующие:

  • табеля учета рабочего времени;
  • заказы-наряды при сдельной оплате труда;
  • платежные ведомости;
  • листы нетрудоспособности и т.д.

Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.

Первичная документация на ОСНО

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2016г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности. Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

  • акты оказанных услуг;
  • накладные на продукцию;
  • расходные кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • платежные поручения;
  • ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Приводим список основных форм первичных документов, которые наиболее часто используются в процессе учета хозяйственной деятельности компаний и иных субъектов коммерческой деятельности.

Все формы утверждены Росстатом, а в отдельных случаях Центральным банком Российской Федерации.

Кадровые первичные документы:

— Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1);

— Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а);

— Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2);

— Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3);

— Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5);

— Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а);

— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6);

— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6а);

— График отпусков (Унифицированная форма N Т-7);

— Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8);

— Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а);

— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9);

— Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а);

— Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10);

— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а);

— Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11);

— Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а).

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

— Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12);

— Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13);

— Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49);

— Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51);

— Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53);

— Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а);

— Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60);

— Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61);

— Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73).

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения:

— Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (Унифицированная форма N МХ-1);

— Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-2);

— Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-3);

— Журнал учета поступления продукции, товарно- материальных ценностей в места хранения (Унифицированная форма N МХ-5);

— Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-6);

— Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (Унифицированная форма N МХ-18);

— Ведомость учета остатков товарно- материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-19);

— Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20);

— Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20а);

— Отчет экспедитора (Унифицированная форма N МХ-21).

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:

— Журнал кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-4);

— Справка-отчет кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-6).

По учету торговых операций (общие):

— Акт о приемке товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-1);

— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-2);

— Товарная накладная (Унифицированная форма N ТОРГ-12);

— Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (Унифицированная форма N ТОРГ-13);

— Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (Унифицированная форма N ТОРГ-14);

— Акт о порче, бое, ломе товарно- материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-15);

— Акт о списании товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-16);

— Журнал учета движения товаров на складе (Унифицированная форма N ТОРГ-18);

— Заказ (Унифицированная форма N ТОРГ-26);

— Журнал учета выполнения заказов покупателей (Унифицированная форма N ТОРГ-27);

— Карточка количественно- стоимостного учета (Унифицированная форма N ТОРГ-28);

— Товарный отчет (Унифицированная форма N ТОРГ-29);

— Отчет по таре (Унифицированная форма N ТОРГ-30).

По учету кассовых операций:

— Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1);

— Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-2) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3);

— Кассовая книга (Унифицированная форма N КО-4);

— Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5);

— Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1);

— Объявление на взнос наличными (форма 0402001).

По учету работ в автомобильном транспорте:

— Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3);

— Путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4);

— Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С);

— Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П);

— Журнал учета движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма N 8);

— Товарно-транспортная накладная (Типовая межотраслевая форма N 1-Т).

По учету основных средств и нематериальных активов:

— Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма N ОС-1);

— Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (Унифицированная форма N ОС-1а);

— Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма N ОС-1б);

— Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-2);

— Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-3);

— Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (Унифицированная форма N ОС-4);

— Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а);

— Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (Унифицированная форма N ОС-4б);

— Инвентарная карточка учета объекта основных средств (Унифицированная форма N ОС-6);

— Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-6а);

— Инвентарная книга учета объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-6б);

— Акт о приеме (поступлении) оборудования (Унифицированная форма N ОС-14);

— Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (Унифицированная форма N ОС-15);

— Акт о выявленных дефектах оборудования (Унифицированная форма N ОС-16);

— Карточка учета нематериальных активов (Типовая межотраслевая форма N НМА-1).

По учету материалов:

— Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2);

— Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2а);

— Приходный ордер (Типовая межотраслевая форма N М-4);

— Акт о приемке материалов (Типовая межотраслевая форма N М-7);

— Лимитно-заборная карта (Типовая межотраслевая форма N М-8);

— Требование-накладная (Типовая межотраслевая форма N М-11);

— Накладная на отпуск материалов на сторону (Типовая межотраслевая форма N М-15);

— Карточка учета материалов (Типовая межотраслевая форма N М-17);

— Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (Типовая межотраслевая форма N М-35).

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов:

— Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-2);

— Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-4);

— Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (Типовая межотраслевая форма N МБ-7);

— Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-8).

Расчетные документы:

— Платежное поручение (форма 0401060);

— Платежное требование (форма 0401061);

— Инкассовое поручение (форма 0401071);

— Платежный ордер (форма 0401066);

— Реестр счетов (форма 0401065);

— Реестр переданных на инкассо расчетных документов (форма 0401014);

— Заявление об акцепте, отказе от акцепта (форма 0401004).

Источники: http://kontur.ru/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty, http://nebopro.ru/pervichnye-dokumenty-v-buxuchete/, http://puti-uspeha.ru/inje-doki/1050-pervichka.html

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here