Первичная документация
Первичная документация — фундамент ведения бухучета. Первичными называют документы, составляемые непосредственно в момент, когда совершается хозяйственная операция, и представляющие собой свидетельства их совершения. К ним относятся счета, кассовые ордера и приходные, накладные, заборные листы и др.
Первичная документация в бухгалтерии делится на документы внешние (созданные за пределами организации) и внутренние (созданные в самой организации). Помимо этого, по характеру первичные документы подразделяются на бухгалтерские, оправдательные, распорядительно-организационные и комбинированные. А также они бывают разовыми и накопительными.
Разовые (расчетные и платежные ведомости, кассовые ордера и др.) используются лишь один раз для отражения проведенной операции. После этого они поступают в бухгалтерию. Накопительные (лимитно-заборные карты; недельные, месячные наряды) составляются на протяжении длительного периода (месяца, декады) с целью отражения однотипных повторяющихся операций.
К организационно-распорядительным первичным документам относятся приказы, указания, распоряжения, доверенности. Они разрешают проведение прописанных в них операций. Данные этих документов не вносятся в учетные регистры.
Оправдательные первичные документы (накладные, платежные требования, ордера приходные и т. д.) отображают факт проведения операции. Данные о них отражаются в учетных регистрах.
Часть документов сочетает в себе признаки и разрешительных, и оправдательных. К ним относятся платежные ведомости по зарплате, кассовые ордера и пр.
Документы бухгалтерского оформления создают на основе распорядительных и оправдательных с целью обобщения бухгалтерских записей. Это расчеты накладных расходов, бухгалтерские справки, разработочные таблицы и пр.
Комбинированные первичные документы выполняют функции всех выше перечисленных категорий (и оправдательных, и распорядительных, и бухгалтерского оформления). Примером может служить накладная на отпуск товаров и ценностей.
Первичная документация дает сведения для составления всех других видов документов (учетных, отчетных).
Документы можно составлять вручную или с помощью специальной компьютерной программы. Они создаются с целью учета всех совершенных хозяйственных операций (денежных, материальных, расчетных) любого охвата и объема. Их правильное оформление необходимо во избежание проблем и недоразумений при проверках контролирующими органами.
Ведение хозяйственной деятельности сопровождается постоянным проведением различных операций. Первичная документация ведется для обеспечения точности и достоверности всех учетных показателей.
Чтобы составляемые первичные документы имели юридическую силу, они должны содержать все требуемые реквизиты. К ним относятся:
— полное наименование документа,
— дата непосредственного составления,
— точное обозначение содержания проведенной операции;
— фамилии, инициалы и должности ответственных за проведение операции лиц, их подписи с расшифровкой;
— печати предприятия, штампы.
По законодательству первичная бухгалтерская документация составляется на русском языке. На предприятиях с иностранным капиталом могут составляться на иностранном, но с подстрочным переводом.
Все записи в бухгалтерии ведутся на основании этих документов. После этого данные из них переносятся в учетные регистры, где они записываются впоследствии на бухгалтерских счетах. По этим данных в конце определенного периода заполняется отчетность. Благодаря этому обеспечивается возможность полного учета сведений, необходимых для непрерывного и сплошного отражения работы предприятия.
Почему некоторые дети рождаются с «поцелуем ангела»? Ангелы, как всем нам известно, относятся доброжелательно к людям и их здоровью. Если у вашего ребенка есть так называемый поцелуй ангела, то вам нечег.
Эти 10 мелочей мужчина всегда замечает в женщине Думаете, ваш мужчина ничего не смыслит в женской психологии? Это не так. От взгляда любящего вас партнера не укроется ни единая мелочь. И вот 10 вещей.
Наши предки спали не так, как мы. Что мы делаем неправильно? В это трудно поверить, но ученые и многие историки склоняются к мнению, что современный человек спит совсем не так, как его древние предки. Изначально.
9 знаменитых женщин, которые влюблялись в женщин Проявление интереса не к противоположному полу не является чем-то необычным. Вы вряд ли сможете удивить или потрясти кого-то, если признаетесь в том.
11 странных признаков, указывающих, что вы хороши в постели Вам тоже хочется верить в то, что вы доставляете своему романтическому партнеру удовольствие в постели? По крайней мере, вы не хотите краснеть и извин.
Наперекор всем стереотипам: девушка с редким генетическим расстройством покоряет мир моды Эту девушку зовут Мелани Гайдос, и она ворвалась в мир моды стремительно, эпатируя, воодушевляя и разрушая глупые стереотипы.
Первичная документация
Что такое «первичные документы»
В федеральном законе 429-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.
Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки.
Этап 2. Происходит оплата по сделке.
- Выписка с расчетного счета, если оплата была безналом или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета.
- Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. И кстати, в большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
Этап 3. Получение товара или услуги.
Обязательно необходимо подтверждение того, что товар действительно получен, и услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги.
- Товарная накладная — для товаров;
- Товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- Акт выполненных работ/оказанных услуг.
Обязательные первичные документы
Несмотря на вариативность сделок, существует перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
- Договор;
- Счёт;
- Бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
- Накладная;
- Акт выполненных работ (оказанных услуг);
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале, каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако, при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций, можно заключить один общий договор.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Так, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Счет на оплату
Счет на оплату представляет собой соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму данного документа.
В счете могут быть прописаны условия сделки, такие как сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати не являются обязательными для данного документа. Рекомендуем, тем не менее, ими пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не является документом, который позволяет предъявить поставщику какие-либо требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Это группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Последнее покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Накладные используются преимущественно юридическими лицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика и является документом, подтверждающим факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Отметим, что данные отраженные в накладной должны совпадать с цифрами, указанными в счете-фактуре.
Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт является двусторонним первичным документом, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет — фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Не редко бывают счета-фактуры на выплаченный аванс.
Данный первичный документ строго регламентирован. Он содержит:
- Информацию о суммах денежных средств;
- Фактурную часть.
Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия — плательщики НДС.
В последнее время обороты набирает УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная — счет-фактура или акт-счет-фактура.
Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
Совет 1: Что такое первичная документация
Совет 2: Какие документы являются первичными в бухгалтерском учете
Совет 3: Что такое реквизиты
Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.
Какие бывают реквизиты
Реквизит – от латинского requisitum — «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.
Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.
Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.
К банковским реквизитам относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.
Размещение реквизитов в документе
Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.
Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.
Совет 4: Какие документы оформляются при приеме на работу
Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.
Оформлением документов при приеме на работу должен заниматься сотрудник, в чьи полномочия это входит в соответствии с должностными инструкциями. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ, устраивающийся на работу новый сотрудник обязан предъявить:
— удостоверяющий личность документ;
— трудовую книжку, если она имеется;
— страховое пенсионное свидетельство, если оно имеется;
— военный билет, для тех, кто является военнообязанным;
— документ об образовании и иные документы, подтверждающие профессиональную квалификацию.
Трудовая книжка и страховое пенсионное свидетельство в том случае, когда человек устраивается на работу впервые, оформляется сотрудником кадровой службы предприятия, так же, как и страховой медицинский полис.
Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск.
Основным документом, регламентирующим трудовые взаимоотношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Он заключается и подписывается в двух экземплярах. Оформить этот документ необходимо в течение трех дней после того, как сотрудник начал свою трудовую деятельность на предприятии. Должностные обязанности могут быть перечислены в трудовом договоре, но лучше оформить их отдельным документом и ознакомить с ними сотрудника под подпись. После подписания трудового договора необходимо издать соответствующий приказ о приеме на работу, если соглашением сторон для работника не предусмотрен испытательный срок.
Источники: http://fb.ru/article/18515/pervichnaya-dokumentatsiya, http://www.b-kontur.ru/enquiry/263, http://www.kakprosto.ru/kak-92901-chto-takoe-pervichnaya-dokumentaciya
