Что относится к первичным документам бухгалтерского учета

0
391
Бухгалтерия

Первичные документы бухгалтерского учета

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д. а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Что относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учетаЧто относится к первичным документам бухгалтерского учета

Первичная документация

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 429-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки.

Этап 2. Происходит оплата по сделке.

  • Выписка с расчетного счета, если оплата была безналом или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета.
  • Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. И кстати, в большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги.

Обязательно необходимо подтверждение того, что товар действительно получен, и услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги.

  • Товарная накладная — для товаров;
  • Товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • Акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, существует перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • Договор;
  • Счёт;
  • Бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • Накладная;
  • Акт выполненных работ (оказанных услуг);

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале, каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако, при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций, можно заключить один общий договор.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Так, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Счет на оплату

Счет на оплату представляет собой соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму данного документа.

В счете могут быть прописаны условия сделки, такие как сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати не являются обязательными для данного документа. Рекомендуем, тем не менее, ими пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не является документом, который позволяет предъявить поставщику какие-либо требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Это группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Последнее покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юридическими лицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика и является документом, подтверждающим факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Отметим, что данные отраженные в накладной должны совпадать с цифрами, указанными в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт является двусторонним первичным документом, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет — фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Не редко бывают счета-фактуры на выплаченный аванс.

Данный первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • Информацию о суммах денежных средств;
  • Фактурную часть.

Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия — плательщики НДС.

В последнее время обороты набирает УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная — счет-фактура или акт-счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Первичные документы бухгалтерского учетаважны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события. Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой компании: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

ВАЖНО! В обязательном порядке применяемые в бухучете формы должны быть закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2016-2017 годах (актуальный):

  1. Договор. Это документ. в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д.
  2. Практически каждая компания сталкивается с документом «счет». Это документ, отражающий сумму, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может отражаться дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.).
  3. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).
  4. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.
  5. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).
  1. Для фиксации событий, связанных с вводом-выбытием объектов ОС компания оформляет такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета :
  • Акт приемки-передачи ОС по форме № ОС-1.
  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме № ОС-1а.
  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме № ОС-4.
  • Любые факты учета ОС отражаются в специальной инвентарной карточке.
  • Если фирме требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме № ИНВ-1.
  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме № ИНВ-1а.

Примечание: Следует иметь в виду, что данный перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов необязателен для применения, т.к. с 2013 года (после принятия нового закона о бухучете) использование таких строгих форм перестало быть обязательным. На каждом предприятии могут быть созданы собственные бланки документов, которые разрабатываются самостоятельно. Но в большинстве случаев они создаются на основании форм, которые актуальны и в 2016 — перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов содержится в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности такой список первичных документов бухгалтерского учета 2016 г.:
  • Приходный кассовый ордер.
  • Расходный кассовый ордер.
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

ВАЖНО! Счет-фактура не является первичным документом бухгалтерского учета из перечня 2016 – список был предложен выше. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. А именно: в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ приводится перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе. Это, в частности:

  • название документа;
  • дата, когда такой документ был составлен фирмой;
  • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
  • суть факта хозяйственной жизни компании, который был оформлен данным документом;
  • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
  • сведения об ответственных специалистах фирмы, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета ?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. А именно: документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом. далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

Исходя из способа ведения регистра выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов. которые он будет применять в практике.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают следующие: договор, счет на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная и др.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Источники: http://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta, http://www.b-kontur.ru/enquiry/263, http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here