Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Авансовый отчет за командировку

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи. На титульном листе должны быть заполнены графы, касающиеся самого работника, организации и цели выдачи аванса. На обратной стороне необходимо конкретизировать с указанием подтверждающих документов то, как были расходованы выданные средства. Также к отчету всегда прикладываются сами подтверждающие документы. Количество листов приложения указывается на титульном листе в соответствующей графе.

Работник вносит в форму авансового отчета по командировке данные (некоторые из них могут быть уже впечатаны машинным способом):

• полное наименование организации;
• Ф.И.О. работника, полное название его должности;
• дата составления документа;
• цель выдачи аванса – в этом случае это командировочные расходы;
• названия и суммы по документам, подтверждающим расходы – они указываются на обратной стороне отчета.

После заполнения авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где командировочные расходы проверяются и при необходимости делается доплата по расходам сверх аванса или принимаются неизрасходованные остатки выданных средств.

После проверки документа бухгалтер заполняет графы с реквизитами документов, по которым был выдан аванс. Бухгалтер расписывается в получении отчета и проверяет все данные, указанные работником. Правильность предоставленной информации и соответствие всех приведенных в отчете сумм подтверждается соответствующей записью бухгалтера. Общая сумма расходов указывается в графе «Итого».

Далее отчет отправляется на утверждение руководителю компании или другому уполномоченному лицу. После этого бухгалтер может списать остаток средств и произвести окончательные расчеты с работником. Прием остатка аванса осуществляется по приходному кассовому ордеру, доплата – по расходному кассовому ордену. Возможно, как и выдача аванса, перечисление средств в безналичной форме.

Некоторые особенности заполнения авансового отчета и возвращения неизрасходованных средств

Отчет необходимо составить не позже, чем через три дня после истечения срока, установленного для сдачи остатков аванса. Образец заполнения отчета можно скачать в конце статьи, важно аккуратно заполнить все графы с реквизитами подтверждающих выдачу денежных средств и их расход документов. Соответствующие графы заполняет бухгалтер, названия документов можно записать в любых понятных формулировках. Далее отчет определяется в соответствующем приказе или ином нормативном документе компании.

Перед тем, как заполнять отчет, командированный работник должен систематизировать все подтверждающие расходы документы. Для расходов на транспорт – это билеты, для расходов на проживание и питание – чеки и накладные.

Если оправдательные документы составлены не на русском языке, перевод обязателен, но его может сделать любое лицо, владеющее языком. Перевод можно просто заверить у главного бухгалтера, полного перевода также не требуется – достаточно, чтобы в бухгалтерии могли удостовериться в сути документа и учесть его в отчетности.

Для отправки в командировку в другую страну аванс выдается в иностранной валюте, но указывать сумму необходимо и в рублях, и в валюте. Точно также выданный аванс проводится по всем документам.

Если работник не вернул неизрасходованные в командировке средства, их можно удержать с его зарплаты в будущем месяце – такая практика вполне законна, так как все остатки от выданного на командировку аванса должны быть возвращены в кассу. Но решение об удержании средств должно быть принято не позднее чем через месяц после командировки.

Авансовый отчет – необходимая часть оформления расчетов с работником, отправляющимся в командировку.Примеры заполнения посмотрите ниже, особой сложности в составлении этого документа нет, но очень важно уделить должное внимание оформлению и учету подтверждающих расходы документов и проводку средств в бухгалтерской отчетности.

Скачать бланк бесплатно:

Похожие статьи

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Как правильно оформить авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет обязаны составлять сотрудники, отправленные в служебную поездку по приказу руководства предприятия, считается поездка в отдаленное место от основной работы, в пределах России или за границу. Любая командировка документально подтверждается. Законодательством РФ в 2016 году утверждена новая форма отчета. Наша статья расскажет, что означает авансовый отчет, как грамотно его заполнить, и возможные нюансы, возникающие при заполнении. Также на нашем сайте можно бесплатно скачать бланки авансового отчета.

Что такое авансовый отчет

Для начала разберемся, что такое авансовый отчет – это документ. где производятся записи всех произведенных затратах сотрудника в период служебной командировки, составление формы регламентируется законом РФ. Вместе с этим документом обязательно сдаются сотруднику бухгалтерской службы на предприятии все оригиналы чеков, накладных, квитанций и др. которые отражают понесенные затраты.

Согласно законодательству РФ авансовый отчет составляется по прибытию сотрудника на работу.

В документе указываются суммы всех затрат, связанных с поездкой:

Также производятся записи выданных перед командировкой средств из кассы. Основанием для выплаты считается приказ директора, после чего бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и выдает деньги. Отчет отражает размер полученных денег и если затраты были меньше, остаток наличных у сотрудника по прибытию. Этот остаток он обязан внести в кассу.

Обратите внимание: перерасход по авансовому отчету отображается должными документами, в случае целенаправленности затрат, разница будет возвращена ответственному лицу. Как видим, составление отчета является обязательным условием командированного сотрудника.

Выше было сказано, на какие нужды выдаются денежные средства, одним из пунктов являются суточные расходы. Размер устанавливается на усмотрение руководителя предприятия, однако, Налоговым кодексом РФ установлен минимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:

• если командированный выполняет служебные поручения в пределах РФ, размер затрат установлен 700 рублей в день;
• если работник направлен в командировку за границу РФ – 2500 рублей в день.

Иногда бухгалтерия может по приказу руководителя выдать сумму, превышающую установленный лимит. В этом случае разница лимита и выданной суммы облагается НДФЛ. Помимо этого на некоторые виды затрат начисляются взносы в пенсионный фонд, фонд социального страхования, медицинского страхования.

Для бухгалтерии отчет считается основанием для осуществления следующих операций:

• перечисления денег на покрытие командировочных расходов;
• расчета финансовых данных при выданном перед поездкой авансе.

Отметим также, что выдать деньги бухгалтерия может только ответственному лицу и без наличия предыдущей задолженности.

Командированный работник обязан отчитаться о том, что средства, выданные на командировку были израсходованы по назначению

Как грамотно оформить отчет

Постановление Госкомстата №55 от 2001 года дает четкие рекомендации, как заполняется новая форма авансового отчета. Представляется как двухсторонний унифицированный бланк, заполняющийся ответственным работником и представителем бухгалтерской службы в одном экземпляре. Далее подробно рассмотрим пример заполнения авансового отчета, порядок действий и срок его сдачи.

Общие правила оформления

Унифицированная форма авансового отчета по командировке форма АО-1 является документом, подлежащему строгому отчету, который впоследствии представляется в налоговую службу. Составляется в бумажном варианте или в электронном виде, утверждается подписью руководителя.

На обратной стороне ответственное лицо отображает виды назначения аванса в авансовом отчете и все произведенные затраты, связанные с поездкой и список бумаг, отражающих операции, связанные с командировкой. Бухгалтер проверяет целенаправленность расходов, грамотность оформления, деловые бумаги и производит расчет полученных и потраченных средств.

Обратите внимание: срок сдачи утвержден Указанием ЦБ РФ №3210-У пунктом 6.3, где говорится, что ответственный обязан отчитаться сотруднику бухгалтерской службы не позднее 3 дней после прибытия на рабочее место.

Порядок формирования отчета

Новая форма бланка изменилась только в одном пункте – добавлена строка «расписка бухгалтера о получении от работника отчета». В остальном документ ничем не отличается от формы, заполняемой ранее.

Ниже представлены нормы, как правильно оформить авансовый отчет по чекам с обеих сторон:

1. С лицевой стороны отображаются сведения о личных данных работника, указывается документ, подтверждающий выдачу наличных, данные о предыдущем авансе (сумма задолженности, если она имеется).
2. С обратной стороны отображаются даты произведения затрат, сумма, номер и наименование подтверждающего документа, чека, накладной и т.д. в порядке очередности.

Все подтверждающие документы хранятся у сотрудника до прибытия на работу, затем подклеиваются на отдельный лист. Сумма выплаты полностью зависит от предоставленного отчета о командировке. После проверки бухгалтером на целевое использование средств и достоверность подложенных документов, он подается на подпись руководителю организации. В соответствии со статьей 272 НК РФ датой внереализационных и иных расходов является дата подписания документа.

Обратите внимание: при перерасходе бухгалтерия возмещает командированному лицу разницу из кассы. При неполной растрате средств ответственный работник обязан вернуть оставшиеся деньги.

Работник должен сдать отчет в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после командировки

Образец заполнения

Ранее отмечалось, что отчет составляют командируемый работник и бухгалтер. Сотрудник обязан заполнить полностью лицевую часть документа, где указывается:

• полное наименование учреждения;
• дата составления;
• личные данные командируемого лица;
• занимаемая должность;
• табельный номер;
• основания поездки и выдачи аванса;
• слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию (перерасход или остаток).

На обратной части в первые шесть строк прописывается информация о произведенных затратах с отображением даты, номера документа и суммы по операции. Все перечисленные документы пронумеровываются по очередности в списке. Во втором столбце прописывается дата, в третьем – номер документа. В четвертом – цель затрат (например, проезд), в пятом – сумма. В шестом столбце указывается сумма в иностранной валюте, если таковые имеются.

Бухгалтер после получения документа проверяет грамотность заполнения. дополнительные бумаги, целевое использование, проставляет дату и номер авансового отчета и ставит свою подпись. После этого начинает заполнять обратную часть. В графе 7 и 8 отображается сумма расхода, подлежащая учету, в графе 9 отражаются бухгалтерские проводки.

Когда эти данные были заполнены, бухгалтер возвращается к заполнению лицевой части, где отражает:

• сумму остатка или перерасхода по ранее полученному авансу;
• сумму выданных денег;
• сумму расхода;
• сумму остатка или перерасхода по авансовому отчету;
• бухгалтерские проводки.

Данные для заполнения лицевой стороны берутся с обратной стороны из графы 9. Руководитель ставит подпись на лицевой стороне в верхней строчке.

Образец заполнения авансового отчета по командировке доступен в этой статье. Бланк авансового отчета скачать бесплатно в excel (ссылка ) и word (ссылка ).

Возникающие нюансы

Бывают случаи загранкомандировок, когда приходится некоторую часть отчета заполнять на иностранном языке. Как быть в этой ситуации? Ответим, что все данные или документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский, на отдельном листе бумаги, который подписывается руководителем предприятия. Если документами, оформленными на иностранном языке, являются билеты или чеки, для правильной их оплаты требуется перевод только реквизитов.

Нередки случаи, когда работник сразу после командировки уходит в отпуск. Как быть в этом случае со сроками сдачи отчета, ведь утверждено, что сдать отчет нужно в течение 3 рабочих дней? Ответим, ничего страшного в этом нет, эти дни будут считаться с того момента, когда у командированного работника закончится официальный отпуск.

Пишем авансовый отчет о командировке — особенности заполнения, сроки подачи и образцы

Назначение

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У ). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте здесь

• Универсальная форма №АО-1;
• Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013 ).
• Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

1. Шапка документа. Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
2. Расписка. прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
3. Подробные факты затрат. номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

1. полное наименование организации;
2. ФИО, должность;
3. дата оформления;
4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3. время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6. в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

Компенсация за ГСМ

Если в командировке сотрудник пользовался личным авто ,ему положена компенсация ГСМ. Для этого организация должна выдать путевой лист. На нашем сайте здесь Вы можете скачать чистый бланк и пример заполнения путевого листа.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
3. Сумма потраченных денег.
4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У ).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье http://otdelkadrov.online/6783-primer-rascheta-sutochnyh-v-komandirovke-zagranitsu-po-rf

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749 ). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Источники: http://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html, http://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html, http://otdelkadrov.online/8360-pishem-avansovyi-otchet-o-komandirovke-osobennosti-zapolneniya-sroki-podachi-obraztsy